בז"ן

ספק יקר,

ראשית, ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם nipendo. 

להלן מספר הנחיות ודגשים בנושא משלוח החשבוניות אל בז"ן באמצעות מערכת nipendo.

הנחיות ודגשים אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

נבהיר מראש שבעקבות התחברותך אל nipendo, לא יבוצע כל שינוי בתהליכים העסקיים מול בז"ן.

כללי

מעתה, כל ההזמנות וקבלות הטובין/ שירות יוצגו ב- nipendo.

הנתונים המוצגים משקפים לספק את תמונת העסקה המלאה מול בז"ן, משלב ההזמנה ועד התשלום.

הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו את החשבונית ישירות אל בז"ן.

כלל ההתכתבויות הנוגעות להזמנה או לחשבונית יעשו באמצעות הפורטל דרך לשונית "הערות".

תהליך עסקי:

1. קבלת הזמנות רכש.

2. קליטת קבלות טובין/ שירות.

3. משלוח חשבונית מס על בסיס הזמנה או קבלה.

4. קבלת סטאטוס לחשבונית.

5. צפייה באישור תשלום ב nipendo.

הזמנות ומשלוחים

1. יש להתאים את תעודות המשלוח למחסני בז"ן בהתאם להגדרת האריזה בסוף פלט ההזמנה.

2. התיאור הקובע של פריט ההזמנה הינו התיאור הארוך המוצג בתמונת פלט ההזמנה.

3. במידה וקיים מחיר ליחידה "כולל תוספות" – הכוונה למחיר הפריט המשוכלל כולל עלויות נלוות. לפי עלות זו יש להזין את מחיר הפריט בחשבונית.

4. יש לאשר את ההזמנות שנשלחות אליך אך ורק דרך המערכת.

חשבונית מס

1. מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך nipendo בלבד.

2. חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד.

3. ניתן לשלוח מספר חשבוניות עבור הזמנה אחת.

4. חשבונית טובין יכולה להתייחס לתעודת משלוח אחת בלבד. חשבונית שירות יכולה להתייחס לריבוי גיליונות שירות.

5. במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).

6. במידה וישנה קבלה במערכת, מומלץ לשלוח את החשבונית על בסיס הקבלה.

7. במידה ואין קבלה מתאימה במערכת, ניתן לשלוח את החשבונית על בסיס ההזמנה.

9.  תאריך התשלום - יקבע לאחר אישור החשבונית, בהתאם לתנאי תשלום הנקובים בהזמנה, ובהתאם למועדי התשלום הקבועים בבז"ן.

10. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.

11. בהגשת חשבונית על בסיס הזמנת טובין – חובה להזין מספר תעודת משלוח.

13. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לצרף את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית או בשלב מאוחר יותר.

חשבונית עסקה

כללי העבודה בחשבונית עסקה זהים לאלו הקיימים בחשבונית מס, למעט הדגשים הבאים:

1. חשבונית העסקה תשלח במסך המתאים לחשבוניות עסקה.

2. ניתן לשלוח חשבונית עסקה אחת עבור גיליון שירות אחד בלבד.

4. ניתן לשלוח חשבונית מס קבלה עבור חשבונית עסקה אחת או יותר.

סטאטוס החשבונית:

בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל בז"ן.

אושרה- החשבונית אושרה לתשלום. תאריך התשלום הצפוי יופיע במסך החשבונית.

שולמה- החשבונית שולמה.