בז"ן

ספק יקר,

ראשית, ברצוני להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם nipendo. 

להלן מספר דגשים מרכזיים לגבי משלוח החשבונית אל בז"ן באמצעות מערכת nipendo.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

בעקבות ההתחברות אל nipendo, לא יבוצע כל שינוי בתהליכים העסקיים מול בז"ן

כללי

מעתה, כל ההזמנות וקבלות הטובין/ שירות יוצגו ב nipendo

הנתונים המוצגים משקפים לספק את תמונת העסקה המלאה מול בז"ן, משלב ההזמנה ועד התשלום.

הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו את החשבונית ישירות אל בז"ן.

כל ההתכתבויות בנוגע להזמנה או לחשבונית יעשו באמצעות הפורטל דרך לשונית "הערות".

תהליך עסקי:

1. קבלת הזמנות רכש.

2. קליטת קבלות טובין/ שירות

3. משלוח חשבונית מס על בסיס הזמנה או קבלה.

4. קבלת סטאטוס לחשבונית.

5. צפייה באישור תשלום ב nipendo

הזמנות ומשלוחים

1. יש להתאים את תעודות המשלוח למחסני החברה בהתאם להגדרת האריזה בסוף פלט ההזמנה.

2. התיאור הקובע של פריט ההזמנה הינו התיאור הארוך המוצג בתמונת פלט ההזמנה.

3. במידה וקיים מחיר ליחידה "כולל תוספות" – הכוונה למחיר הפריט המשוכלל כולל עלויות נלוות. לפי עלות זו יש להזין את מחיר הפריט בחשבונית.

4. יש לאשר את ההזמנות שנשלחות אליך אך ורק דרך המערכת.

חשבונית מס

1. מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך nipendo בלבד.

2. חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד

3. ניתן לשלוח מספר חשבוניות עבור הזמנה אחת.

4. חשבונית טובין יכולה להתייחס לתעודת משלוח אחת בלבד, חשבונית שירות יכולה להתייחס לריבוי גיליונות שירות.

5. במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).

6. במידה וישנה קבלה במערכת, מומלץ לשלוח את החשבונית על בסיס הקבלה.

7. אם אין קבלה מתאימה במערכת, ניתן לשלוח את החשבונית על בסיס ההזמנה.

8.  הצמדות- על הספק לציין בנתוני החשבונית את המחיר ליחידה כולל ההצמדה.
    בשליחת חשבונית על בסיס קבלה יוצגו הסכומים לאחרי ביצוע חישובי ההצמדה על ידי הלקוח.

9.  תאריך התשלום - יקבע לאחר אישור החשבונית, בהתאם לתנאי תשלום הנקובים בהזמנה, ובהתאם למועדי התשלום הקבועים בבז"ן 

10. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.

11. בהגשת חשבונית על בסיס הזמנת טובין – חובה להזין מספר תעודת משלוח.

12. בהגשת חשבונית על בסיס הזמנת שירות – חובה להזין את מספר גיליון השירות בשדה מספר תעודת המשלוח. אם לא ידוע לך מספר גיליון השירות, יש להזין גם בשדה זה את מספר החשבונית.
       בכל מקרה, אין לציין מספר גיליון אשר נוצל בחשבונית אחרת.

13. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לצרף את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית או בשלב מאוחר יותר.

חשבונית עסקה

כללי העבודה בחשבונית עסקה זהים לאלו הקיימים בחשבונית מס, למעט הדגשים הבאים:

1. חשבונית העסקה תשלח במסך המתאים לחשבוניות עסקה.

2. ניתן לשלוח חשבונית עסקה אחת עבור גיליון שירות אחד בלבד.

3. לאחר קבלת התשלום עבור חשבונית העסקה, יש לשלוח חשבונית מס קבלה.
    משלוח חשבונית מס הקבלה מבוצע מכפתור "שלח חשבונית דיגיטלית" בתפריט הצידי.
    * חשוב לוודא שמסמך המקור של החשבונית יהיה "חשבונית העסקה" ששולמה/ אושרה בפורטל.

4. ניתן לשלוח חשבונית מס קבלה עבור חשבונית עסקה אחת או יותר.

סטאטוס החשבונית:

ממתינה- החשבונית ממתינה לטיפול בהתאם לסיבה המפורטת בלשונית הבדיקות:
1. לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
2. להמתין לטיפול החשבונית על ידי הלקוח.

נדחתה- במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:
1. לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
2. במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בבז"ן.

בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח

אושרה- החשבונית אושרה לתשלום ויופיע תאריך התשלום הצפוי במסך החשבונית

שולמה- החשבונית שולמה

הערה

תהליך העבודה משתנה מלקוח ללקוח בהתאם להחלטתו

עדין זקוק לעזרה? צור קשר צור קשר