בזן

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.

העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

תהליך העסקי

  • קבלת הזמנה מבזן לפורטל ניפנדו, אישור הזמנה.
  • אספקת הטובין\ שירות, שליחת הסחורה עם תעודת משלוח לבזן.
  • קבלת מסר קבלת טובין\ שירות מבזן, אין צורך בהתייחסות מצד הספק.
  • שליחת חשבונית מס על בסיס ההזמנה/ קבלה.
  • קבלת מסר סטאטוס חשבונית מבזן.

כללי

  • כל ההתכתבויות בנוגע להזמנה או לחשבונית יעשו באמצעות הפורטל דרך לשונית "הערות".

הזמנות ומשלוחים

  • יש להתאים את תעודות המשלוח למחסני החברה בהתאם להגדרת האריזה בסוף פלט ההזמנה.
  • התיאור הקובע של פריט ההזמנה הינו התיאור הארוך המוצג בתמונת  פלט ההזמנה.
  • במידה וקיים מחיר ליחידה "כולל תוספות" – הכוונה למחיר הפריט המשוכלל כולל עלויות נלוות. לפי עלות זו יש להזין את מחיר הפריט בחשבונית.
  • יש לאשר את ההזמנות שנשלחות אליך אך ורק דרך המערכת.

דגשים לגבי קבלות טובין

  • לאחר אספקת הסחורה, תבוצע קליטת טובין במלאי הלקוח בהתאם למספר תעודת המשלוח שהפקת.
  • קבלות אלו ישודרו לפורטל ותוכל לצפות בהן בכל נקודת זמן.
  • החשבונית שתעביר בגין אותה אספקה, תבדק אל מול הנתונים בקבלת הטובין.

חשבוניות

  • מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע רק דרך Nipendo בלבד.
  • כל חשבונית תתייחס לתעודת משלוח אחת בלבד ולהזמנה אחת בלבד.
  • ברמת כותרת החשבונית יש להזין את מספר הזמנת הרכש ואת מספר תעודת המשלוח של הספק. בשורות החשבונית יש לציין את מספר השורה בהזמנה אליה מתייחסת שורת החשבונית.
  • ככלל, על מטבע החשבונית להיות זהה למטבע ההזמנה, עבור הזמנה במטבע מקומי תשלחנה חשבוניות במטבע מקומי עבור הזמנות במטבע זר תשלחנה חשבוניות במטבע זר. לדוגמא, אם התקבלה הזמנה בדולר יש לשלוח חשבונית דולרית.
  • נתוני החשבונית יכללו את הערכים הכספיים במטבע הזר.
  • שורות ההזמנה אליה מתייחסת שורת החשבונית יכולה להיות בסטטוס מאושרת/ סגורה.
  • על מנת להימנע מאי תשלום החשבונית, חשבונית שנשלחה בעבר בנייר  לא תשלח בשנית דרך ניפנדו, וזאת על מנת למנוע כפילויות.
  • מועד התשלום - יקבע בהתאם לנקוב בהזמנה,  התאריך הקובע כבסיס לתשלום ייקבע לפי תאריך העלאת החשבונית בניפנדו למעט חשבוניות שנדחו, ולא אושרו (קודמו לסטטוס אישור בפורטל)  קודם לכן.
  • ניתן להקליד חשבוניות רק עבור הזמנות שנשלחו אלייך דרך הפורטל.
  • יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.
  • בחשבונית זיכוי יש לציין את מספר חשבונית החיוב, מספר הזמנה, מספר שורת ההזמנה ומספר תעודת המשלוח.
  • מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לסרוק את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית.
  • במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה הרשומה בפרטי החשבונית:

        a.      לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.

        b.      ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בבזן

  • חשבוניות שנדחו בבדיקות הוולידציה לא ישלחו לבזן, באחריות הספק לתקן אותם.

תהליך העבודה משתנה מלקוח ללקוח בהתאם להחלטתו

עדין זקוק לעזרה? צור קשר צור קשר