נטפים

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם פורטל Nipendo.

העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

תהליך העסקי

• קבלת הזמנה מנטפים לפורטל ניפנדו, אישור הזמנה והגדרת דיווחי אספקה.
• אספקת הטובין/ שירות, שליחת הסחורה עם תעודת משלוח לנטפים.
• קבלת מסר קבלת טובין/ שירות מנטפים, אין צורך בהתייחסות מצד הספק.
• שליחת חשבונית מס על בסיס ההזמנה.
• קבלת מסר סטאטוס חשבונית מנטפים.

הזמנות ודיווחי אספקה

• הזמנה/ עדכון הזמנה – יש להעביר התיחסות להזמנה (אישור/ דחיה). בתהליך אישור ההזמנה הנך מאשר שנתוני ההזמנה תקינים (מחיר, מטבע, תנאי תשלום וכו').
• במידה ויש לדחות את שורות ההזמנה, יש לציין סיבת דחיה ברורה בשדה המוצג.
• אם ברצונך לבטל אישור/ דחיית הזמנה עליך לפנות אל הקניין הרלוונטי.
• ניתן לאשר ולדחות חלק משורות ההזמנה.
• יש להגדיר דיווח אספקה על בסיס שורות ההזמנה שאושרו בפורטל. הפעולה תתבצע על פי נוהל העבודה הלוגיסטי בין נטפים לספקיה, קרוב ככל שניתן למועד קבלת ההזמנה (ותוך 48 שעות).
• ניתן לדווח מועדי אספקה רק לשורות הזמנה שאושרו בפורטל על ידי הספק.
• עם קבלת דיווח האספקה נטפים תחזיר סטאטוס אוטומטי: "נדחה" או "אושר" לגבי כל אחד ממועד האספקה שדווח. סטאטוס "נדחה" יהווה אינדיקציה לכך שהתאריך חורג באופן משמעותית מה-LT המקובל מול הספק ויפתח ערוץ לתקשורת מחוץ למערכת בין הגורמים, במטרה לפתור את הבעיה.
• ניתן לשלוח חשבונית רק על שורות שאושרו בפורטל.
• הזמנות החזרה – במידה ונשלחה אליך הזמנת החזרה עליך לאשר אותה טרם שליחת חשבונית הזיכוי בגינה. אין צורך בדיווח אספקה.

דגשים לגבי קבלות טובין

• לאחר אספקת הסחורה, תבוצע קליטת טובין במלאי הלקוח בהתאם למספר תעודת המשלוח שהפקת.
• קבלות אלו ישודרו לפורטל ותוכל לצפות בהן בכל נקודת זמן.
• החשבונית שתעביר בגין אותה אספקה, תבדק אל מול הנתונים בקבלת הטובין.

חשבוניות

• יש לשלוח כל חשבונית דרך הפורטל למעט חשבוניות שתאריך ההזמנה שלהן הוא לפני תחילת העבודה בממשק.
•  ספקים השולחים את החשבוניות דרך הממשק האוטומטי (ולא דרך הפורטל) - יש להעביר את קובץ תמונת חשבונית המקור כ-pdf וקובץ של נתוני החשבונית ב- XML.
• קובץ תמונת החשבונית שנשלח לניפנדו יהיה חשבונית מקור/ נאמן למקור בלבד.
• חשבוניות ישלחו אך ורק בצורה אלקטרונית אל הלקוח. אין להעביר חשבוניות נייר- אלא בסיכום מראש מול הלקוח.
• לא ניתן להעביר חשבוניות כפולות, אלו יעצרו בפורטל ולא יועברו אל הלקוח. רק במידה והחשבונית הראשונית הינה בסטאטוס "נדחתה" או "ממתינה", ניתן להעבירה שנית מבלי שזו תדחה בפורטל.
• חשבוניות ישלחו דרך ניפנדו רק להזמנות המופיעות בפורטל.
• אין להעביר חשבונית שתאריך החשבונית שלה מעל לחצי שנה ממועד שליחתה.
• יש להקפיד על כך שחשבונית תופק כנגד תעודת משלוח אחת. מצב שבו חשבונית תכלול שורות שסופקו ביותר מתעודת משלוח אחת המערכת תדחה את החשבונית. כמו כן, חשבונית תתייחס להזמנת רכש אחת.
• כל ההנחות/ תוספות בכותרת החשבונית/הזמנה צריכים להתבטא בחשבונית ברמת נטו שורה כך שסך נטו שורות חייב להיות זהה לסך כל החשבונית.
• ניתן להעביר חשבוניות חיוב פיננסיות (שלא מקושרות להזמנת רכש).
• יש לקבוע את שער ההמרה עפ"י יום ת.משלוח.
• תיקון חשבונית - יש אפשרות לתקן נתוני מסגרת בחשבונית בפורטל, ראה ערך תיקון חשבונית.
• עליך לבצע מעקב בפורטל אחר החשבוניות שנשלחות אל הלקוח: חשבוניות בסטאטוס "ממתינה" – באחריות הלקוח. חשבוניות בסטאטוס "נדחתה" - באחריות הספק.בכל נקודת זמן ניתן לזהות באיזה שלב בתהליך הבדיקות החשבונית נמצאת, ולפעול בהתאם  לקידום תהליך קליטתה בצד הלקוח.
• חובה לשלוח בכותרת מסר החשבונית את מספר ההזמנה אליה היא מתייחסת.
• חובה לשלוח ברמת שורת החשבונית את מספר השורה בהזמנה אליה היא מתייחסת.
• חשבונית נבדקת אל מול נתוני קבלת הטובין (מחיר וכמות). במידה ותהיה חריגה החשבונית תדחה בפורטל.
• עם טעינת החשבונית לפורטל, החשבונית תעבור סט בדיקות ובמידה והחשבונית תמצא תקינה היא תשלח לנטפים.
• נטפים ישלחו סטאטוס חוזר לחשבונית (אושרה/ נדחתה) לידיעתו של הספק. במידה ואושרה ישלח גם מועד תשלום צפוי.
• במידה והחשבונית תכשל בבדיקות בפורטל טרם שליחתה לנטפים, על הספק לטפל בה בהתאם לסיבת הדחייה שתוצג בפורטל.

מטבע החשבונית

• בהעברת חשבונית יש לציין מהו המטבע המקומי (תמיד  ILS) ואת מטבע החשבונית.
• במידה ונשלחה אליך הזמנה במטבע שקלי, מטבע החשבונית יהיה שקלי, ובשער ההמרה יש להזין את הערך "1".
• במידה ונשלחה אליך הזמנה במטבע זר, קיימות בפניך שתי אופציות בבחירת מטבע החשבונית:1. חשבונית שקלית - מטבע החשבונית יהיה שקלי וציון שער ההמרה בהתאם לתאריך אספקת הסחורה.2. חשבונית במטבע ההזמנה - מטבע החשבונית יהיה מטבע ההזמנה (זר), וציון שער ההמרה בהתאם לתאריך אספקת הסחורה.

חשבוניות זיכוי

• זיכויים לוגיסטיים (הקשורים להזמנות) יתקבלו רק כנגד הזמנות החזרה. הזמנת החזרה תתחיל בספרות "XXXXXXX28". על מנת לשדר זיכוי להזמנה זו עליך לאשר את ההזמנה, ולציין במספר תעודת משלוח מספר פיקטיבי שהינו "99999999". החשבונית תכנס ל"ממתינה" בפורטל, ותועבר לבדיקות וואלידאציה לאחר טיפול ידני של משתמש נטפים.
• זיכויים פיננסים (שלא מקושרים להזמנות רכש) - ישודרו ע"י הזנת המילה "finance" במספר הזמנה ובמספר תעודת משלוח (במקרה של ספקים המשדרים את החשבוניות אוטומטית ממערכת המידע שלהם).
• במידה והנך משדר את החשבונית דרך הפורטל, ברגע שתבחר להעביר חשבונית שלא בגין הזמנה, הנתונים יושלמו עבורך אוטומטית. החשבוניות יטופלו ידנית ע"י משתמש נטפים. חשבוניות שנדחו בשל הפרשי מחיר/ אי התאמות בסכומים -  יש להפיק חשבונית חדשה עם הסכומים התקינים. (את הביטול/ זיכוי מלא של החשבונית אין צורך לשלוח אל הלקוח).

בדיקות ולידציה לחשבונית:

• מטבע החשבונית מתאים למטבע ההזמנה.
• כמות בשורת החשבונית תואמת לכמות בשורת קבלה.
• סכום השורה בחשבונית מתאים לסכום השורה בקבלה.
• קיימת בפורטל ההזמנה שנשלחה בחשבונית.
• קיום מק"ט ויחידת מידה.
• ההזמנה אליה מתייחסת החשבונית מאושרת.