חברת החשמל

ספק יקר,

ראשית, ברצוני להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo. 

העבודה המשותפת צפויה לתרום לשני הצדדים, לזרז תהליכי תשלום, ולמנוע תקלות ואי-הבנות.

להלן מספר דגשים מרכזיים לגבי משלוח החשבונית אל חח"י באמצעות מערכת Nipendo. הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

כללי

מעתה, כל ההזמנות וההסכמים הפתוחים יוצגו בפורטל Nipendo. ההצגה הנ"ל תשמש לטובת שיפור תהליך משלוח החשבונית ולא תחליף את העברת המסמכים הנהוגה כיום.

תהליך עיסקי:

1. קבלת הזמנות והסכמים.

2. שליחת חשבונית על בסיס הזמנה/ הסכם/ אל היחידה העורכת (חברה מאמתת). (יש לקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).

3. קבלת סטטוס לחשבונית.

4. צפיה באישור תשלום בניפנדו.

חשבוניות

1.מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע רק דרך Nipendo בלבד.

2. ניתן לשלוח מספר חשבונית כנגד הזמנה אחת (כל זמן שאין חריגה ממסגרת ההזמנה) אך לא ניתן לשלוח חשבונית אחת כנגד מספר הזמנות.

3. במעמד שליחת החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).

4. לא יבוצע כל שינוי בתהליכים העסקיים מול חח"י והדגשים הבאים מובאים רק לטובת חידוד תהליך הגשת החשבוניות.

5. על מנת להימנע מאי תשלום החשבונית, חשבונית שנשלחה בעבר בנייר לא תשלח בשנית דרך Nipendo, זאת על מנת למנוע כפילויות.

6. תאריך התשלום - יקבע בהתאם לתנאי תשלום הנקובים בהזמנה, התאריך הקובע כבסיס לתשלום ייקבע לפי תאריך טעינת החשבונית ב Nipendo. בחשבוניות שנדחו, התאריך הקובע עבורן יהיה תאריך המשלוח לאחר תיקון הפרט השגוי שהוביל לדחייה.

7. ניתן לשלוח חשבונית אל חח"י באחת מהתצורות הבאות:

א.חשבונית על בסיס הסכם

-          חשבונית אחת עבור הסכם אחד בלבד

-          תישלח רק עבור הסכם המופיע בפורטל

ב.חשבונית על בסיס הזמנה

-          חשבונית אחת עבור הזמנה אחת בלבד

-          תישלח רק עבור הזמנה המופיעה בפורטל

-          במקרים של חשבונית אחת לריבוי הזמנות, יש להשתמש בפונקציונאליות חשבונית ללא הזמנה

-         במידה וחסרה הזמנה בפורטל Nipendo יש לפנות ליחידה העורכת בחברת החשמל.

ג. חשבונית ללא הזמנה

-          הספק יידרש לציין את ארגון הרכש שאליו ממוענת החשבונית

-          משלוח לארגון רכש שגוי יוביל לדחיית החשבונית על ידי הלקוח

8. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.

9. בהגשת חשבונית על בסיס הזמנה מסוג טובין יש חובה להזין מספר תעודת משלוח.

10. אם ידוע מספר גיליון שירות בחברת החשמל ניתן להזינו במהלך הגשת חשבונית.

11. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לצרף את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית או בשלב מאוחר יותר.

12. במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:

-         לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.

-         ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בחח"י

הערה

תהליך העבודה משתנה מלקוח ללקוח בהתאם להחלטתו

עדין זקוק לעזרה? צור קשר צור קשר