קבוצת חיפה
ספק יקר,
ראשית, ברצוני להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם nipendo.
להלן מספר דגשים מרכזיים לגבי משלוח החשבונית אל קבוצתחיפה באמצעות מערכת nipendo.
הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטהואישור החשבוניות.
בעקבות ההתחברות אל nipendo, לא יבוצע כל שינוי בתהליכיםהעסקיים מול קבוצת חיפה.
כללי
מעתה, כל ההזמנות וקבלות הטובין יוצגו ב nipendo
הנתונים המוצגים משקפים לספק את תמונת העסקה המלאהמול קבוצת חיפה, משלב ההזמנה ועד התשלום
הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו אתהחשבונית ישירות אל קבוצת חיפה.
תהליך עסקי:
1. קבלת הזמנות רכש מהלקוח.
2. אישור ההזמנה על ידי הספק.
3. דיווח אספקה על ידי הספק.
3. קליטת קבלות טובין \ גיליונות שירות מהלקוח.
4. משלוח חשבונית מס על ידי הספק.
5. קבלת סטאטוס לחשבונית מהלקוח.
חשבונית מס
1.מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך nipendo. בשלב זה אל חברת חיפה נגבבלבד – ח.פ 511010589.
2. חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד.
3. ניתן לשלוח מספר חשבוניות עבור הזמנה אחת.
4. נדרש להזין במסר החשבונית מס' תעודת משלוח אחדבלבד.
5. לבקשת הלקוח, במידה וישנה אי התאמה במספר תעודת המשלוח ביןהחשבונית והקבלה, על הספק לתקן את מס' תעודת המשלוח בחשבונית כך שיהיה תואם לזההמופיע בקבלה המתאימה.
6. שירותים - בעת הפקת חשבונית מבוססת הזמנת שירותיש להזין בשדה מס' תעודת משלוח את מס' גיליון השירות. במידה וגיליון השירות לאמופיע עדיין בניפנדו יש להזין בשדה מס' תעודת משלוח את מס' החשבונית.
8. במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספרהחשבונית (אותיות ומספרים).
9. ניתן לשלוח חשבונית עד 6 חודשים מתאריך הפקתה.
10. במידה וישנה קבלה במערכת, מומלץ לשלוח אתהחשבונית על בסיס הקבלה.
11. אם אין קבלה מתאימה במערכת, ניתן לשלוח אתהחשבונית על בסיס ההזמנה.
12. הצמדות- על הספק לציין בנתוני החשבונית את המחירליחידה כולל ההצמדה.
בשליחת חשבונית על בסיס קבלה יוצגו הסכומים לאחרי ביצוע חישובי ההצמדהעל ידי הלקוח.
13. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטלחייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.
14. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותךמסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לצרף את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבוניתולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית או בשלב מאוחר יותר.
15. מטבעות – מטבע החשבונית תואם למטבע ההזמנה, חובה להזין את שערהחליפין במידה והיא כנגד הזמנת מט"ח.
16. חשבונית זיכוי ניתן לשלוח כנגד חשבונית חיוב מקור. במידה והחשבוניתנדחית נדרש לשדר מחדש חשבונית חדשה באופן תקין.
סטאטוס החשבונית:
ממתינה- החשבוניתממתינה לטיפול בהתאם לסיבה המפורטת בלשונית הבדיקות:
1. לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
2. להמתין לטיפול החשבונית על ידי הלקוח.
נדחתה- במידהוהחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:
1. לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
2. במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בהדסה.
בתהליך- החשבוניתעברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח
אושרה- החשבוניתאושרה לתשלום ויופיע תאריך התשלום הצפוי במסך החשבונית
שולמה- החשבוניתשולמה