צ'ק פוינט
ספק יקר,
ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם פורטל Nipendo.
העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.
הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.
תהליך עבודה
- קבלת הזמנה/עדכון הזמנה מהלקוח.
- אין צורך באישור הזמנה.
- הפקת חשבונית כנגד ההזמנה.
- קבלת סטאטוס טכני מהלקוח אודות קליטת החשבונית – "נקלטה".
- קבלת אישור חשבונית כולל מועד תשלום מתוכנן – "אושרה".
- קבלת סטאטוס תשלום מהלקוח בסמוך לריצת התשלום – "שולמה".
- קבלת מסר דחייה מהלקוח במקרה של אי התאמה כולל תיאור סיבת הדחייה.
חשבונית מס
במעמד יצירת החשבונית - יש להקפיד על הזנת הערה\תיאור החשבונית בשפה האנגלית.
ההערה צריכה להיות תמציתית ומטרתה לתאר את מהות השירות שניתן ללקוח.
לדוגמא: consulting hours 01.2018
חשבוניות עסקה
- חשבונית העסקה תשלח כנגד הזמנה ותקבל את אותם סטאטוסים מהלקוח כמו חשבונית מס.
- כמו בחשבונית מס, גם כאן יש להקפיד על הזנת הערה\תיאור לחשבונית באנגלית.
- עם תשלום חשבונית העסקה ע"י הלקוח (מקביל פחות או יותר לקבלת מסר "שולמה"), יש להפיק חשבונית מס כנגד חשבונית העסקה (לא כנגד ההזמנה).
- חשבונית המס שתשלח כנגד חשבונית עסקה ששולמה, תיעצר בסטאטוס "ממתינה" בפורטל עד לקליטה ידנית של משתמש מטעם הלקוח ועדכון הסטאטוס ל- "אושרה\שולמה" בפורטל.
הערה
תהליך העבודה משתנה מלקוח ללקוח בהתאם להחלטתו