משרד הביטחון מרקט

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

תהליך העסקי

  • קבלת פקודת אספקה (הזמנה) מהלקוח.
  • אישור פקודת האספקה.
  • שליחת תעודת משלוח ללקוח.
  • קבלת סטאטוס חוזר עבור תעודת המשלוח מהלקוח.
  • קבלת מסר תחשיב לתשלום\טיוטת חשבון מהלקוח על בסיס תעודת המשלוח.
  • שליחת חשבונית מס ללקוח על בסיס טיוטת החשבון.
  • קבלת סטאטוס חוזר ממערכת הלקוח בגין החשבונית.

פקודת אספקה\הזמנה

  • פקודת אספקה ממוענת לספק אחד בלבד.
  • פקודת אספקה מבוצעת אך ורק מפריטים המופיעים במחירון .
  • מחיר הפריטים בפקודת האספקה יהיה כמצוין במחירון משהב"ט הכפוף להסכם.
  • פקודת אספקה היא לצפייה בלבד ואינה ניתנת לשינוי ע"י הספק.
  • הספק יקבל עדכונים על פקודת האספקה, כל מסר עדכון יכיל את תמונת המצב העדכנית.
  • עדכון פקודת אספקה יכול להיות הקטנת הכמות בפריטים, ביטול שורה או ביטול כל פקודת האספקה.

תגובת הספק לפקודת אספקה\הזמנה

  • על הספק להשיב על כל פקודת אספקה/ עדכון בפקודת אספקה שקיבל תוך פרק זמן מוגדר.
  • תגובת ספק יכולה להיות חיובית או שלילית, במידה והוא משיב בשלילה (דוחה את הפק"א) עליו לפרט סיבת דחייה (מלל חופשי).
  • פקודת אספקה שהוקמה והספק השיב עליה בדחיה, יגרום לביטול פקודת האספקה.
  • "אישור הספק" לפקודות האספקה המשודרות תתבצע כדלקמן: פקודת אספקה שהגיעה לספק עד השעה 12:00, יגיב הספק באותו יום עבודה. פקודת אספקה שהגיעה לספק לאחר השעה 12:00 בצהריים, יגיב הספק ביום העבודה הבא. זמן הגעה יחשב הרגע בו הופיע המסר באתר המפעיל.

תעודת משלוח

  • בסיום האספקה, לא יאוחר מ- 24 שעות, על הספק לשלוח למשהב"ט מסר תעודת משלוח דיגיטלית זהה לתעודת משלוח הנייר שנחתמה ע"י היחידה המקבלת (סימול מקבל).
  • הקשר בין פקודת אספקה לתעודת משלוח הוא קשר אחד לרבים, כלומר על פקודת אספקה ניתן לשלוח מספר תעודות משלוח אך תעודת משלוח יכולה להישלח רק כנגד .הזמנה אחת
  • הספק יעביר מסר תעודת משלוח דיגיטלית תואמת את התעודה הידנית שאושרה על ידי היחידה המקבלת.
  • הפריטים בתעודת המשלוח יכולים להיות הפריטים מפקודת האספקה בלבד.
  • הכמות בפריטים בתעודת המשלוח לא יכולים להיות גבוהים מהכמות בפקודת האספקה.
  • תעודת המשלוח תיבדק במערכות משהב"ט ותמתין ליחידה המקבלת לדיווח קבלה, לאחר אישורה ישלח לספק תחשיב לתשלום.

סטאטוס תעודת משלוח

  • הקשר בין סטאטוס תעודת המשלוח לתעודת המשלוח הוא אחד לרבים, כלומר אפשר לקבל כמה סטאטוסים על תעודת משלוח אחת.
  • סטאטוס תעודת המשלוח נותן לספק אינדיקציה מה קרה עם תעודת המשלוח ששלח.
  • התעודה יכולה לקבל סטאטוס חיובי או שלילי בליווי תיאור סיבת הדחייה.
  • במידה והתעודה נדחתה, ניתן לשלוח אותה שוב, לא ניתן לשלוח בשנית תעודה שלא נדחתה.
  • במידה והספק מעונין בשליחת התעודה בשנית בזמן שאיננה דחויה, עליו לפנות אל היחידה הרלוונטית על מנת שזו שתבטל את התעודה.

תחשיב לתשלום

  • הקשר בין התחשיב לתשלום לתעודת המשלוח הוא קשר אחד לאחד, כלומר על תעודת משלוח יתקבל תחשיב לתשלום אחד בלבד.
  • תחשיב לתשלום הוא לצפייה בלבד, אינו ניתן לשינוי ע"י הספק.
  • תחשיב לתשלום יכול להכיל שורות פריטים עם כמויות שאינן זהות לאלו שהופיעו בתעודת המשלוח שהספק שלח.

חשבונית

  • לכל תחשיב לתשלום יש להפיק חשבונית אחת בלבד.
  • החשבונית תשלח בשקלים ישראליים בלבד.
  • בחשבונית יצוין מספר מסר תחשיב לתשלום עליה החשבונית מבוססת.
  • את החשבונית יש לשדר לאחר קבלת מסר תחשיב לתשלום ממשהב"ט .
  • יש לשדר חשבונית רק במידה וגובה התחשיב לתשלום מוסכם ע"י הספק, במידה ולא עליו לפנות לגורם המתאים במשהב"ט לבירור.

הערה

תהליך העבודה משתנה מלקוח ללקוח בהתאם להחלטתו

עדין זקוק לעזרה? צור קשר צור קשר