משרד הביטחון מרקט

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

תהליך העסקי

• קבלת פקודת אספקה (הזמנה) מהלקוח.
• אישור פקודת האספקה.
• שליחת תעודת משלוח ללקוח.
• קבלת סטאטוס חוזר עבור תעודת המשלוח מהלקוח.
• קבלת מסר תחשיב לתשלום\טיוטת חשבון מהלקוח על בסיס תעודת המשלוח.
• שליחת חשבונית מס ללקוח על בסיס טיוטת החשבון.
• קבלת סטאטוס חוזר ממערכת הלקוח בגין החשבונית.

פקודת אספקה\הזמנה

• פקודת אספקה ממוענת לספק אחד בלבד.
• פקודת אספקה מבוצעת אך ורק מפריטים המופיעים במחירון .
• מחיר הפריטים בפקודת האספקה יהיה כמצוין במחירון משהב"ט הכפוף להסכם.
• פקודת אספקה היא לצפייה בלבד ואינה ניתנת לשינוי ע"י הספק.
• הספק יקבל עדכונים על פקודת האספקה, כאשר כל מסר עדכון יכיל את תמונת המצב העדכנית.
• עדכון פקודת אספקה יכול להיות הקטנת הכמות בפריטים, ביטול שורה או ביטול כל פקודת האספקה.

תגובת הספק לפקודת אספקה\הזמנה

• על הספק להשיב על כל פקודת אספקה/ עדכון בפקודת אספקה שקיבל תוך פרק זמן מוגדר.
• תגובת ספק יכולה להיות חיובית או שלילית. במידה והוא משיב בשלילה (דוחה את הפק"א) עליו לפרט סיבת דחייה (מלל חופשי).
• פקודת אספקה שהוקמה והספק השיב עליה בדחיה, יגרום לביטול פקודת האספקה.
• "אישור הספק" לפקודות האספקה המשודרות תתבצע כדלקמן: פקודת אספקה שהגיעה לספק עד השעה 12:00, יגיב הספק באותו יום עבודה. פקודת אספקה שהגיעה לספק לאחר השעה 12:00 בצהריים, יגיב הספק ביום העבודה הבא. זמן הגעה יחשב הרגע בו הופיע המסר באתר המפעיל.

תעודת משלוח

• בסיום האספקה, לא יאוחר מ- 24 שעות, על הספק לשלוח למשהב"ט מסר תעודת משלוח דיגיטלית זהה לתעודת משלוח הנייר שנחתמה ע"י היחידה המקבלת (סימול מקבל).
• הקשר בין פקודת אספקה לתעודת משלוח הוא קשר אחד לרבים, כלומר על פקודת אספקה ניתן לשלוח מספר תעודות משלוח אך תעודת משלוח יכולה להישלח רק כנגד הזמנה אחת.
• הפריטים בתעודת המשלוח יכולים להיות הפריטים מפקודת האספקה בלבד.
• הכמות בפריטים בתעודת המשלוח לא יכולים להיות גבוהים מהכמות בפקודת האספקה.
• במידה ונדרש למלא נתוני אצווה, יש למלא את פריטי האצווה הרלוונטיים - מספר אצווה, כמות, תאריך פג תוקף ומספר תעודת בחינה. מספר האצווה והכמות הינם חובה למילוי.
• במידה וישנם פריטים בתעודת המשלוח מסומנים כפריטים בטיחותיים, יש למלא את פריטי האצווה הרלוונטיים - מספר אצווה, כמות, תאריך פג תוקף ומספר תעודת בחינה. מספר האצווה (ניתן לציין במקום את מספר ה- S/N של הפריט) ומספר תעודת הבחינה הינם חובה למילוי.
• ניתן להוסיף מספר שורות אצווה לפריט בתעודת משלוח.
• הכמות המצטברת באצוות לפריט חייבת להיות קטנה או שווה לכמות בפריט.
• תעודת המשלוח תיבדק במערכות משהב"ט ותמתין ליחידה המקבלת לדיווח קבלה. לאחר אישורה ישלח לספק תחשיב לתשלום.
• ניתן לצרף צרופות לתעודת המשלוח.

סטאטוס תעודת משלוח

• הקשר בין סטאטוס תעודת המשלוח לתעודת המשלוח הוא אחד לרבים, כלומר אפשר לקבל כמה סטאטוסים על תעודת משלוח אחת.
• סטאטוס תעודת המשלוח נותן לספק אינדיקציה מה קרה עם תעודת המשלוח שנשלחה.
• התעודה יכולה לקבל סטאטוס חיובי או שלילי בליווי תיאור סיבת הדחייה.
• במידה והתעודה נדחתה, ניתן לשלוח אותה שוב. לא ניתן לשלוח בשנית תעודה שלא נדחתה.
• במידה והספק מעונין בשליחת התעודה בשנית בזמן שאיננה דחויה, עליו לפנות אל היחידה הרלוונטית על מנת שזו שתבטל את התעודה.

תחשיב לתשלום

• הקשר בין התחשיב לתשלום לתעודת המשלוח הוא קשר אחד לאחד, כלומר על תעודת משלוח יתקבל תחשיב לתשלום אחד בלבד.
• תחשיב לתשלום הוא לצפייה בלבד ואינו ניתן לשינוי ע"י הספק.
• תחשיב לתשלום יכול להכיל שורות פריטים עם כמויות שאינן זהות לאלו שהופיעו בתעודת המשלוח שהספק שלח.

חשבונית

• לכל תחשיב לתשלום יש להפיק חשבונית אחת בלבד.
• החשבונית תשלח בשקלים ישראליים בלבד.
• בחשבונית יצוין מספר התחשיב לתשלום עליה החשבונית מבוססת.
• את החשבונית יש לשדר לאחר קבלת מסר תחשיב לתשלום ממשהב"ט .
• יש לשדר חשבונית רק במידה וגובה התחשיב לתשלום מוסכם ע"י הספק. במידה ולא עליו לפנות לגורם המתאים במשהב"ט לבירור.