איילון
ספק יקר,
ראשית, ברצוני להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם nipendo.
להלן מספר דגשים מרכזיים לגבי משלוח החשבונית אל איילון באמצעות מערכת nipendo.
הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.
בעקבות ההתחברות אל nipendo, לא יבוצע כל שינוי בתהליכים העסקיים מול איילון.
כללי
מעתה, כל ההזמנות וקבלות הטובין יוצגו ב nipendo
הנתונים המוצגים משקפים לספק את תמונת העסקה המלאה מול איילון, משלב ההזמנה ועד התשלום.
הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו את החשבונית ישירות אל איילון.
תהליך עסקי:
1. קבלת הזמנות רכש.
2. קליטת קבלות טובין/ טיוטות חשבון
3. משלוח חשבונית מס/ עסקה על בסיס מסמך המקור (הזמנה/ קבלה/ טיוטת חשבון).
4. קבלת סטאטוס לחשבונית.
5. צפייה באישור תשלום ב nipendo
חשבונית מס
1.מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך nipendo בלבד.
2. חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד
3. ניתן לשלוח מספר חשבוניות עבור הזמנה אחת.
4. חשבונית יכולה להתייחס לתעודת משלוח אחת בלבד.
5. במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).
6. ניתן לשלוח חשבונית עד 6 חודשים מתאריך הפקתה.
7. במידה וישנה קבלה במערכת, מומלץ לשלוח את החשבונית על בסיס הקבלה.
8. אם אין קבלה מתאימה במערכת, ניתן לשלוח את החשבונית על בסיס ההזמנה.
9. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.
10. בהגשת חשבונית על בסיס הזמנת טובין – חובה להזין מספר תעודת משלוח.
11. בהגשת חשבונית על בסיס הזמנת שירותים – נדרש להזין תאריך תחילת וסוף שירות
12. בהגשת חשבונית על בסיס הזמנת שירותים – נדרש להזין שורת חשבונית אחת כנגד כל שורת הזמנה.
13. מטבע החשבונית הנדרש הוא שקל בלבד. בשליחת חשבונית כנגד הזמנה שבה מטבע ההזמנה הוא מט"ח, נדרש להזין את שער ההמרה ביום החשבונית.
14. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לצרף את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית או בשלב מאוחר יותר.
15. זיכויים - נדרש לציין בחשבונית הזיכוי את מס' ההזמנה הרלוונטי
16.במקרים של העברת חשבונית מס עבור עובדי חוץ שמבצעים שעות – יש להעביר במסר צרופה לחשבונית את דיווח השעות שהעובד ביצע. חשבונית שתועבר ללא מסר זה תעצור בניפנדו עד שתישלח הצרופה.
*במקרים בהם חסרות הזמנות או טיוטות \ חשבוניות נדחו על ידי מערכת הלקוח \ חוסר התאמה בין מחירים, יש לפנות ולהסדיר את הנושא מול הגורם העסקי מטעם הלקוח – אריג' חמדאן –
חשבונית מס המבוססת טיוטת חשבון
- 1. במקרים של העברת חשבונית מס עבור עובדי חוץ שמעבירים כרטיס נוכחות:
- א. אין לשלוח חשבונית כנגד ההזמנה, נדרש להפיק את החשבונית על בסיס טיוטת החשבון.
- ב. נדרש לציין את מספר טיוטת החשבון במסר החשבונית.
- ג. יש להעביר שורת חשבונית אחת כנגד כל שורת טיוטת חשבון
- 2. חשבונית מס שתישלח כנגד הזמנה וללא מס' טיוטת החשבון, תידחה בבבדיקות הולידציה ב nipendo והספק יידרש לתקן ולשדר את החשבונית מחדש עם מס' טיוטת החשבון.
חשבונית עסקה
כללי העבודה בחשבונית עסקה זהים לאלו הקיימים בחשבונית מס, למעט הדגשים הבאים:
1.חשבונית העסקה תשלח במסך המתאים לחשבוניות עסקה.
2. ניתן לשלוח חשבונית עסקה אחת עבור הזמנה/ קבלה אחת.
3. ניתן לשלוח חשבונית עסקה כנגד הזמנת עסקה בלבד.
4. לבקשת הלקוח, לא נדרש לשלוח חשבונית מס קבלה כנגד חשבונית העסקה - חשבונית מס קבלה שתישלח תיעצר בניפנדו ולא תועבר ללקוח.
סטאטוס החשבונית:
ממתינה- החשבונית ממתינה לטיפול בהתאם לסיבה המפורטת בלשונית הבדיקות:
1. לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
2. להמתין לטיפול החשבונית על ידי הלקוח.
נדחתה- במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:
1. לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
2. במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי באיילון – אריג' חמדאן
בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בניפנדו בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח
אושרה- החשבונית אושרה לתשלום על ידי הלקוח
שולמה- החשבונית שולמה
הערה
תהליך העבודה משתנה מלקוח ללקוח בהתאם להחלטתו