תעשיה אווירית

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

תהליך העבודה

  • קבלת בקשה להצעת מחיר מהלקוח - רלוונטי לחלק מהספקים, בהתאם להחלטת לקוח.
  • שליחת הצעת מחיר אל הלקוח.
  • קבלת הזמנה\עדכון הזמנה מהלקוח.
  • אישור\דחיית ההזמנה\עדכון ההזמנה על ידי הספק.
  • שליחת חשבוניות מס ללקוח תעשיה אווירית.
  • קבלת עדכון מהלקוח אודות סטאטוס קליטת החשבונית.

בקשות להצעת מחיר, הצעות מחיר והזמנות

  • במידה ומתקבלת מהלקוח בקשה להצעת מחיר, על הספק לייצר ולשלוח הצעת מחיר בגינה.
  • יש לשים לב לתאריך האחרון להגשת ההצעה.
  •  באחריות הספק להעביר התייחסות להזמנה בסטטוס חדשה/מעודכנת (אישור/דחיה).
  • במסגרת תהליך אישור ההזמנה הנך מאשר שנתוני ההזמנה תקינים והטובין\שירות יסופקו בהתאם (מחיר, מטבע, תנאי תשלום וכו').
  • במידה ונדרש לדחות את שורות ההזמנה, יש לציין סיבת דחיה ברורה בשדה הרלוונטי.
  • אם ברצונך לבטל אישור/דחיית הזמנה עליך לפנות אל הקניין הרלוונטי.
  • ניתן לאשר ולדחות חלק משורות ההזמנה.
  • בפורטל, נשלח חשבונית רק על שורות שאושרו ובנוסף, ניתן ליצור חשבונית רק על הזמנות שקיימת התייחסות לכל השורות שלהן.
  • הזמנות היסטוריות – נשלחות כל ההזמנות הפתוחות (שיש בהן שורות שלא חויבו) מינואר 2011. במידת הצורך ועפ"י דרישת הספק ניתן לשלוח הזמנות ישנות יותר.
  • לא חובה לאשר הזמנות היסטוריות.

חשבוניות

  • כל חשבונית עוברת סט בדיקות טכניות ועסקיות כנגד ההזמנה (כמות, סכומים) בהתאם לדרישת הלקוח, במידה ונמצא פער באחת מהבדיקות, החשבונית נדחית בליווי הסבר מפורט למשתמש.
  • ניתן לשלוח מספר חשבונית כנגד הזמנה אחת (כל זמן שאין חריגה ממסגרת ההזמנה) אך לא ניתן לשלוח חשבונית אחת כנגד מספר הזמנות.
  • את מס' ההזמנה, יש לציין בכותרת החשבונית בשדה הרלוונטי.
  • יש לשלוח ברמת שורת החשבונית את מספר השורה בהזמנה אליה היא מתייחסת.
  • במידה והחשבונית נשלחת על בסיס הזמנה מסוג טובין, יש לציין מספר תעודת משלוח בשדה הרלוונטי.
  • חשבונית ישנה - במידה וחלפו 60 ימים ומעלה ממועד ההפקה (תאריך החשבונית) עד שליחתה דרך הפורטל,  החשבונית תדחה בצורה אוטומטית ע"י המערכת בליווי הסבר.

מטבע חשבונית כנגד הזמנה & מטבע זר

  • ככלל, על מטבע החשבונית להיות זהה למטבע ההזמנה, עבור הזמנה במטבע מקומי תשלחנה חשבוניות במטבע מקומי עבור הזמנות במטבע זר תשלחנה חשבוניות במטבע זר. לדוגמא, אם התקבלה הזמנה בדולר יש לשלוח חשבונית דולרית.
  • נתוני החשבונית יכללו את הערכים הכספיים במטבע הזר.
  • בנוסף, חובה לשלוח ערכים כספיים גם בש"ח עבור הנתונים הבאים: סה"כ שורה, סכום המע"מ, סה"כ ערך החשבונית בלי מע"מ, סה"כ ערך החשבונית כולל מע"מ.
  • בהתאם לחוק, תמונת החשבונית (ההדפסה) חייבת לכלול את הסכומים הבאים: סה"כ לפני מע"מ, סה"כ אחרי מע"מ, סה"כ מע"מ.

בדיקות ולידציה לחשבונית

  • מטבע החשבונית מתאים למטבע ההזמנה.
  • כמות בשורת החשבונית תואמת לכמות בשורת ההזמנה.
  • סכום השורה בחשבונית מתאים לסכום השורה בהזמנה.
  • קיימת בפורטל ההזמנה שנשלחה בחשבונית.
  • קיום מק"ט ויחידת מידה.
  • הועברה התייחסות (אישור\דחייה) לכל שורות ההזמנה המצויינת בחשבונית.
  • שורות ההזמנה אליהן מתייחסת החשבונית מאושרות (ניתן להפיק חשבונית עבור חלק משורות ההזמנה ובלבד שאלו יהיו מאושרות).

חשבונית זיכוי

  • ניתן לשלוח דרך הפורטל רק במידה וחשבונית המקור בסטטוס תקין ["נקלטה על ידי הלקוח" / "אומתה על ידי הלקוח"].
  • יש לציין בחשבונית הזיכוי את מספר החשבונית המזוכה.

הערה

תהליך העבודה משתנה מלקוח ללקוח בהתאם להחלטתו

עדין זקוק לעזרה? צור קשר צור קשר