תעשיה אווירית

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.

במסמך זה דגשים לשימוש במערכת ניפנדו בהתאם להנחיות העסקיות של תעשיה אוירית. הנחיות אלו נועדו למנוע עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

תיחום תהליכי העבודה בניפנדו:

• קבלת בקשה להצעת מחיר מהלקוח.
• שליחת הצעת מחיר אל הלקוח.
• קבלת הזמנה \ שינוי הזמנה מהלקוח.
• שליחת אישור הזמנה אל הלקוח.
• שליחת תעודת משלוח + צרופה אל הלקוח 
• שליחת חשבונית מס אל הלקוח.
• שליחת חשבונית עסקה אל הלקוח.

בקשות להצעת מחיר (בל"מ), הצעות מחיר

• במידה ומתקבלת מהלקוח בקשה להצעת מחיר, על הספק לייצר ולשלוח הצעת מחיר בגינה.
• יש לשים לב לתאריך האחרון להגשת ההצעה.
• יש לציין בהצעת המחיר את מטבע ההצעה, מחירים, תאריכי משלוח, ונתונים נוספים בהתאם לבקשת הלקוח

הזמנות

• באחריות הספק להעביר התייחסות להזמנה בסטטוס חדשה/מעודכנת (אישור/דחיה).
• במסגרת תהליך אישור ההזמנה הספק נדרש לאשר שנתוני ההזמנה תקינים והטובין\שירות יסופקו בהתאם (מחיר, מטבע, תנאי תשלום וכו').
• במידה ונדרש לדחות את שורות ההזמנה, יש לציין סיבת דחיה ברורה בשדה הרלוונטי.
• ניתן לאשר ולדחות חלק משורות ההזמנה.
• לפני שידור חשבונית או תעודת משלוח - באחריות הספק לוודא שההזמנה ושורות ההזמנה אליהן מתייחסת החשבונית \ תעודת המשלוח אושרו
• חשבוניות \ תעודות משלוח שמתייחסות לשורות הזמנה שלא אושרו יידחו בבדיקות הולידיציה בניפנדו. לאחר אישור שורות ההזמנה יש לשדר שוב את החשבונית \ תעודת המשלוח
• לא חובה לאשר הזמנות היסטוריות.

תעודות משלוח

• יש לשדר את תעודת המשלוח על בסיס ההזמנה
• תעודת המשלוח עוברת בדיקות ולידציה בניפנדו בהתאם לדרישות הלקוח
• תעודות שידרשו לביקורת במקור יעצרו לסטטוס ממתינה לאישור ידני של המבקר הרלוונטי מטעם תעשיה אוירית
• לאחר שהתעודה עוברת את הבדיקות ונכנסת לסטטוס 'אושרה' הספק נדרש להדפיס את הברקוד ולהדביק אותו על המשלוח
• תעודות אשר יידחו על ידי המבקר \ ידחו בבדיקות הולידיציה יכנסו לסטטוס 'נדחתה' והספק נדרש לתקן בהתאם לסיבת הדחיה המוצגת
• עיקרי הבדיקות:
• הכמות בתעודת המשלוח תואמת לכמות הדרושה בהזמנה
• תאריך המשלוח הינו 15 יום לפני \ 1000 יום אחרי התאריך המבוקש בהזמנה
• קיום צרופות בהתאם לנדרש בהזמנה - (COC,ATR, וכו')
• תאריך ייצור ותפוגה תקינים בהתאם לנדרש בהזמנה
• קיום מספרי אצווה (באצ') וסידוריים (סריאלים) 

חשבוניות

• כל חשבונית עוברת סט בדיקות טכניות ועסקיות כנגד ההזמנה (כמות, סכומים) בהתאם לדרישת הלקוח, במידה ונמצא פער באחת מהבדיקות, החשבונית נדחית בליווי הסבר מפורט למשתמש.
• ניתן לשלוח מספר חשבוניות כנגד הזמנה אחת (כל זמן שאין חריגה ממסגרת ההזמנה) אך לא ניתן לשלוח חשבונית אחת כנגד מספר הזמנות.
• את מס' ההזמנה, יש לציין בכותרת החשבונית בשדה הרלוונטי.
• יש לשלוח ברמת שורת החשבונית את מספר השורה בהזמנה אליה היא מתייחסת.
• במידה והחשבונית נשלחת על בסיס הזמנה מסוג טובין, יש לציין מספר תעודת משלוח בשדה הרלוונטי.
• חשבונית ישנה - במידה וחלפו 365 ימים ומעלה ממועד ההפקה (תאריך החשבונית) עד שליחתה דרך הפורטל,  החשבונית תדחה בצורה אוטומטית ע"י המערכת בליווי הסבר.

מטבע חשבונית כנגד הזמנה & מטבע זר

• ככלל, על מטבע החשבונית להיות זהה למטבע ההזמנה, עבור הזמנה במטבע מקומי תשלחנה חשבוניות במטבע מקומי עבור הזמנות במטבע זר תשלחנה חשבוניות במטבע זר. לדוגמא, אם התקבלה הזמנה בדולר יש לשלוח חשבונית דולרית.
• נתוני החשבונית יכללו את הערכים הכספיים במטבע הזר.
• בנוסף, חובה לשלוח ערכים כספיים גם בש"ח עבור הנתונים הבאים: סה"כ שורה, סכום המע"מ, סה"כ ערך החשבונית בלי מע"מ, סה"כ ערך החשבונית כולל מע"מ.
• בהתאם לחוק, תמונת החשבונית (ההדפסה) חייבת לכלול את הסכומים הבאים: סה"כ לפני מע"מ, סה"כ אחרי מע"מ, סה"כ מע"מ.

בדיקות ולידציה לחשבונית

• מטבע החשבונית מתאים למטבע ההזמנה.
• כמות בשורת החשבונית תואמת לכמות בשורת ההזמנה.
• סכום השורה בחשבונית מתאים לסכום השורה בהזמנה.
• קיימת בפורטל ההזמנה שנשלחה בחשבונית.
• קיום מק"ט ויחידת מידה.
• הועברה התייחסות (אישור\דחייה) לכל שורות ההזמנה המצויינת בחשבונית.
• שורות ההזמנה אליהן מתייחסת החשבונית מאושרות (ניתן להפיק חשבונית עבור חלק משורות ההזמנה ובלבד שאלו יהיו מאושרות).

חשבונית זיכוי

• ניתן לשלוח דרך הפורטל רק במידה וחשבונית המקור בסטטוס תקין ["נקלטה על ידי הלקוח" / "אומתה על ידי הלקוח"].
• יש לציין בחשבונית הזיכוי את מספר החשבונית המזוכה.

חשבונית עסקה

• כללי העבודה בחשבונית עסקה זהים לאלה הקיימים בחשבונית מס, למעט הדגשים הבאים:
• חשבונית העסקה תישלח במסך המתאים לחשבונית עסקה
• לאחר אישור חשבונית העסקה יש לשלוח חשבונית מס קבלה
• משלוח חשבונית מס הקבלה מתבצע מכפתור 'שלח חשבונית דיגיטלית' בתפריט הצידי
• חשוב לוודא שמסמך המקור של החשבונית מס קבלה יהיה חשבונית העסקה שאושרה.

סטאטוס החשבונית:

ממתינה- החשבונית ממתינה לטיפול בהתאם לסיבה המפורטת בלשונית הבדיקות:1. לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.2. להמתין לטיפול החשבונית על ידי הלקוח.

נדחתה- במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:1. לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.2. במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בתעשיה אוירית.

בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח

אושרה- החשבונית אושרה לתשלום