עלבד

ספק יקר,

להלן מס' דגשים לעבודה נכונה מול Albaad דרך פורטל הספקים של Nipendo

• נא לשלוח את המחיר ליחידה ואת סכומי החשבונית נטו – כולל ההנחות, אין לשלוח את סכומי ההנחה בנפרד.
• לא תתאפשר שליחת תעודת משלוח אחת מרכזת כנגד כמה הזמנות וכן לא תתאפשר שליחת חשבונית אחת מרכזת כנגד מספר תעודות משלוח ו\או הזמנות.
• יש להקפיד על שליחת חשבונית אחת כנגד תעודת משלוח אחת וכנגד הזמנה אחת, וכן תעודת משלוח אחת כנגד הזמנה אחת, גם אם עד כה היה נהוג אחרת

התהליך העסקי

1. קבלת הזמנה מעלבד>טעינה למערכת המידע של הספק

2.ביצוע דיווח אספקה על בסיס ההזמנה, היינו עדכון תאריכי אספקה וכמויות ברמת שורת ההזמנה

3.אספקת הטובין\מתן השירות

4.קבלת מסר קבלת טובין מעלבד (לא רלוונטי בשירותים), אין צורך בהתייחסות מצד הספק

5.שליחת חשבונית מס על בסיס ההזמנה (תוך ציון מס' תעודת המשלוח כאשר קיימת)

6.קבלת מסר סטאטוס חשבונית מעלבד ביחס לסטאטוס הקליטה של החשבונית

הזמנה

• ספק אשר לא קולט את ההזמנות ישירות למערכת המידע שלו (B2B) יוכל לצפות בהזמנות  בפורטל, להוריד אותן כקובץ ו\או להדפיס אותן.
• חשוב! חלק מההזמנות בפורטל הינן הזמנות היסטוריות (קיימת אינדיקציה בפורטל) דהיינו נשלחו אל הספק טרם המעבר לפורטל, יש לשים לב ולא לספק סחורה שכבר סופקה

דיווחי אספקה\אישור הזמנה

1.במידה והזמנה הינה הזמנת טובין מסוג חומרי גלם, יש לבצע דיווח אספקה\אישור הזמנה על בסיס שורת ההזמנה, היינו לעדכן כמות ותאריך אספקה צפוי.

2.בהתאם להגדרות הלקוח, לא ניתן לפצל אספקות מעבר לפיצול הקיים בשורת ההזמנה וכן לא ניתן לדווח אספקה על תאריך מעבר לתאריך המשלוח המבוקש בשורת ההזמנה.

3.את דיווח האספקה ניתן לבצע בקלות דרך הפורטל, במידה ונדרש, ניתן גם לממש ממשק אוטומטי לביצוע דיווח האספקה ישירות ממערכת המידע של הספק.

קבלת טובין

1.תתקבל מעלבד רק עבור טובין.

2.במסר זה הגורם שבצע את קליטת הטובין בצד עלבד מצהיר על כמות הטובין שהתקבלה בפועל, אין צורך בביצוע פעולות ביחס למסר זה.

חשבוניות מס

1.החשבונית תשלח בגין הסחורה\שירות שניתן על בסיס הזמנת הרכש

2.מטבעות – יש להקפיד כי מטבע החשבונית יהיה זהה למטבע ההזמנה

3.במידה ותישלח חשבוניות חיוב פיננסית (לא מבוססת על הזמנה) היא תיעצר בפורטל לטובת בדיקה וקליטה ידנית (במידה ותאושר) של איש כספים מטעם עלבד

4.את החשבונית ניתן לשלוח דרך פורטל ניפנדו או ישירות ממערכת המידע של הספק על בסיס ממשק אוטומטי (B2B), בשני המקרים, יש לצרף את תדפיס החשבונית PDF)).

5.לפי בקשת הלקוח, עם טעינת החשבונית לפורטל, החשבונית תעבור סט בדיקות אוטומטיות בהתאם לסוג התהליך, במידה והחשבונית תמצא תקינה היא תשלח לעלבד לטובת בדיקות נוספות שבסיומן, במידה וימצאו תקינות, תיקלט במערכת המידע של עלבד.

6.במקרה של טובין - במידה ומסר קבלת הטובין הדיגיטלי טרם התקבל מהלקוח, החשבונית תיעצר בפורטל ותופיע בסטאטוס "ממתינה", עם הגעת מסר קבלת הטובין החשבונית תשלים את סט הבדיקות ובמידה ותמצא תקינה, תשלח לעלבד לאישור.

7.עם הגעת החשבונית למערכת המידע של עלבד, ישלחו הסטאטוסים לפי הסדר הבא:

•   נקלטה – החשבונית התקבלה במערכות עלבד
• אושרה – החשבונית אושרה לתשלום ותשולם בהתאם לתנאי התשלום של הספק נדחתה – קיימת מגבלה ביכולת קליטת החשבונית עקב שגיאה בנתונים או כתוצאה מחוסר התאמה להזמנה\קבלה.
•  שולמה – החשבונית שולמה

8.במידה והחשבונית תכשל בבדיקות בפורטל טרם שליחתה לעלבד, על הספק לטפל בה בהתאם לסיבת הדחייה שתוצג בפורטל.

חשבונית זיכוי

1.חשבונית זיכוי כנגד הזמנת החזרה – יש לציין את מספר הזמנת ההחזרה.

במידה והחשבונית תימצא תקינה, היא תיקלט במערכת של עלבד בצורה אוטומטית.

2.חשבונית זיכוי שאינה כנגד הזמנת החזרה או זיכוי פיננסי (לא כנגד הזמנה כלל) יעצרו בפורטל לטובת אימות וקליטה ידנית של משתמש מטעם עלבד.

3. זיכוי חלקי- במידה וחשבונית חיוב נדחתה, למשל כתוצאה מחריגה בכמויות (חיוב על 10 יחידות אך בקבלה מהלקוח הוצהר כי התקבלו 8).

יש להפיק חשבונית זיכוי על 10 יחידות ולאחר מכן חשבונית חיוב תקינה על 8 יחידות.

בכל אופן, אין להפיק חשבונית זיכוי על 2 יחידות