שערי צדק
ספק יקר
ראשית, ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם Nipendo.
להלן מספר הנחיות ודגשים בנושא שליחת תעודות משלוחהחשבוניות אל שערי צדק באמצעות מערכת Nipendo.
הנחיות ודגשים אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.
כללי
מעתה, כל ההזמנות וקבלות הטובין/ שירות יוצגו ב- Nipendo.
הנתונים המוצגים משקפים לספק את תמונת העסקה המלאה מול שערי צדק, משלב ההזמנה ועד תשלום החשבונית.
הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו את החשבונית ישירות אל שערי צדק.
כלל ההתכתבויות הנוגעות להזמנה או לחשבונית יעשו באמצעות הפורטל דרך לשונית "הערות".
תהליך עסקי:
1. קבלת הזמנות רכש.
2. שליחת תעודת משלוח כצרופה לחשבונית.
3. קליטת קבלות טובין/ שירות.
4. משלוח חשבונית מס על בסיס הזמנה או קבלה.
5. קבלת סטאטוס לחשבונית.
הזמנות
1. יש לאשר את ההזמנות שנשלחות אליך דרך המערכת.
2. הזמנות מסוג "הסכם מסגרת" הינן ליידוע בלבד.
תעודות משלוח
1. יש לשלוח את תעודת המשלוח עוד לפני הגעת המשלוח אל שערי צדק.
2. יש לשלוח את המסמך החתום של תעודת המשלוח כצרופה לחשבונית.
3. תעודה אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד.
5. יש לשלוח את תעודת המשלוח רק עבור משלוח טובין.
6. אין לשלוח תעודת משלוח עבור הזמנה מסוג "הסכם מסגרת".
חשבוניות מס
1. מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך Nipendo בלבד.
2. חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד (על החשבונית להיות בדידה- לא תהיה תמיכה בחשבוניות מרכזות).
3. בהזמנה מופיע כפתור ייעודי ליצירת חשבונית.
4. ניתן לשלוח מספר חשבוניות עבור הזמנה אחת.
5. חשבונית טובין יכולה להתייחס לתעודת משלוח אחת בלבד.
6. עבור אספקה למחלקות שערי צדק (ולא למחסן), יש לצרף לחשבונית קובץ סריקה של תעודת המשלוח החתומה (אחרת לא תתבצע קבלת טובין).
7. במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).
8. במידה וישנה קבלה במערכת, מומלץ לשלוח את החשבונית על בסיס הקבלה.
9. במידה ואין קבלה מתאימה במערכת, ניתן לשלוח את החשבונית על בסיס ההזמנה.
10. אין לשלוח חשבוניות עבור הזמנות מסוג "הסכם מסגרת".
11. תאריך התשלום - יתקבל מהלקוח לאחר אישור החשבונית.
12. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.
13. בהגשת חשבונית חובה להזין מספר תעודת משלוח. במידה ולא קיימת תעודת משלוח, יש להזין בשדה זה את מספר החשבונית.
14. מטבעות - על כותרת החשבונית להיות ש"ח. עבור הזמנות עם שורות מט"ח נדרש להעביר שער המרה ברמת שורה על פי השער הקיים בתאריך החשבונית.
חשבוניות עסקה
כללי העבודה בחשבונית עסקה זהים לאלו הקיימים בחשבונית מס, למעט הדגשים הבאים:
1. חשבונית העסקה תשלח במסך המתאים לחשבוניות עסקה.
2. בהזמנה מופיע כפתור ייעודי ליצירת חשבונית עסקה.
3. לאחר קבלת התשלום עבור חשבונית העסקה, יש לשלוח חשבונית מס קבלה. במסך חשבונית העסקה יופיע כפתור ייעודי ליצירת חשבונית מס קבלה (לאחר אישור חשבונית).
4. ניתן לשלוח חשבונית מס קבלה אחת לחשבונית עסקה.
סטאטוס החשבוניות:
בתהליך - החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי בשערי צדק.
אושרה - החשבונית אושרה לתשלום. תאריך התשלום הצפוי יופיע במסך החשבונית.
שולמה - החשבונית שולמה.