עמידר

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.

העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לייעל את תהליך הטיפול בחשבוניות, לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

התהליך העסקי

1.  קבלת הזמנה מעמידר
2.  קבלת צרופה להזמנה – שיקוף הפרופורמה המאושרת במערכות עמידר
3. קבלת טיוטת חשבון (דו"ח הריכוז) הכולל את פירוט כלל העבודות שבוצעו ומאושרות לתשלום
4. משלוח חשבונית מס דרך ניפנדו על בסיס טיוטת החשבון (דו"ח הריכוז) המתאימה – במידה ולא ידוע מספר טיוטת החשבון (דו"ח הריכוז), יש ליצור קשר עם עמידר לבירור.
5.  קבלת מסרי סטאטוס חשבונית ואישור תשלום מעמידר   

תרשימי התהליכים העסקיים

תהליך ההזמנה:

מקרא:

1. עמידר ישלחו מסר הזמנה/ עדכון הזמנה- ההזמנות יוצגו בפורטל

2. במידה והזמנה מבוטלת/סופקה במלואה- עמידר ישלחו מסר בהתאם

3. עמידר ישלחו צרופה להזמנה- פרופורמה מאושרת

תהליך טיוטת החשבון (דו"ח ריכוז):

מקרא:

1. עמידר ישלחו טיוטת חשבון

תהליך החשבונית:

מקרא:

1. הספק שולח חשבונית מס אל עמידר באמצעות הפורטל

2. אפשרות נוספת היא לשלוח חשבונית ישירות מתוך מערכת המידע שלך באמצעות ממשק B2B לניפנדו      (פנה לצוות המכירות לפרטים נוספים)

3. עמידר ישלחו לפורטל את סטטוס החשבונית העדכני- אושרה, בתהליך, נדחתה (ואת סיבת הדחייה). בחשבונית המתעדכנת לסטטוס "אושרה", יתעדכן תאריך התשלום העתידי.

דגשים מרכזיים

1. הזמנות

   כל ההזמנות יוצגו בפורטל Nipendo. ההצגה הנ"ל תשמש לטובת שיפור תהליך משלוח החשבונית ולא תחליף את העברת ההזמנות הנהוגה כיום.

2. חשבונית

1. מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך nipendo בלבד.
2. ניתן לשלוח חשבונית רק עבור טיוטת חשבון
3. חשבונית אחת תתייחס לטיוטת חשבון אחת בלבד
4. לא ניתן לשלוח חשבונית עבור הזמנה. חשבונית שתשלח בגין הזמנה - תדחה
5. במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).
6. הפיכת טיוטת החשבון (דו"ח ריכוז) לחשבונית מס- כאשר מעלים חשבונית לפורטל, עליך ליצור את נתוני החשבונית על בסיס נתוני טיוטת החשבון (דו"ח הריכוז). הפיכת טיוטת החשבון לחשבונית מס "תשאב" את נתוני טיוטת החשבון שהלקוח שלח ותיצור את נתוני החשבונית על בסיס נתונים אלו. ע"י כך נמנע משגיאות בחשבונית, ונשלח חשבונית שמתאימה ב 100% למה שמצפה לקבל הלקוח.
7.  על מנת להימנע מאי תשלום החשבונית, חשבונית שנשלחה בעבר בנייר לא תשלח בשנית דרך Nipendo, וזאת על מנת למנוע כפילויות.
8.  יש לשלוח תמונת חשבונית מקור/נאמן למקור בלבד
9. תאריך התשלום- יקבע לאחר אישור החשבונית, בהתאם לתנאי תשלום הנקובים בהזמנה ובהתאם לתנאי התשלום הקבועים בעמידר.
10. חשבוניות שנדחו בבדיקות הוולידציה לא ישלחו לעמידר, באחריות הספק לתקן את החשבונית ולוודא כי חשבוניותיו עוברות את בדיקות הוולידציה באופן תקין
11. במידה וישנה דרישה עסקית לצרופות, כגון כתבי אחריות ועוד - יש לטעון אותן בכפתור "צרופה חדשה" שבמסך החשבונית.
12. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך                     .

סטאטוס החשבונית:

•  ממתינה- החשבונית ממתינה לטיפול בהתאם לסיבה המפורטת בלשונית הבדיקות:
  • יש לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
  • יש להמתין לטיפול החשבונית על ידי הלקוח.

• נדחתה- במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:
  • יש לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
  • במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בעמידר.

• בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח

• אושרה- החשבונית אושרה לתשלום ויופיע תאריך התשלום הצפוי במסך  החשבונית

• שולמה- החשבונית שולמה