ש.ל.ה

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת ניפנדו.

העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

התהליך העסקי

• קבלת הזמנה מש.ל.ה לפורטל ניפנדו, תגובה להזמנה (אישור/ דחייה) - ספקי רנטגן לא מחויבים בהעברת התיחסות להזמנה

• ביצוע העבודה הנדרשת. אספקת הסחורה

• קבלת מסר טיוטת חשבון (הוראה לחיוב) מש.ל.ה דרך Nipendo

• שליחת חשבונית מס על בסיס טיוטת החשבון (הוראה לחיוב).

• קבלת מסר סטאטוס חשבונית מש.ל.ה

• קבלת אישור תשלום מש.ל.ה

תרשימי התהליכים העסקיים

תהליך ההזמנה

מקרא

1. שילה ישלחו מסר הזמנה/ עדכון הזמנה- ההזמנות יוצגו בפורטל

2.  על הספק לשלוח תגובה להזמנה- אישור או דחיה (מלבד ספקי רנטגן)

תהליך טיוטת החשבון

מקרא

•  שילה ישלחו מסר טיוטת חשבון

תהליך החשבונית

מקרא

• הספק שולח חשבונית מס אל שילה באמצעות הפורטל

•  אפשרות נוספת היא לשלוח חשבונית ישירות מתוך מערכת המידע שלך באמצעות ממשק B2B לניפנדו    (פנה לצוות המכירות לפרטים נוספים).

•  שילה ישלחו לפורטל את סטטוס החשבונית העדכני- אושרה, בתהליך, שולמה ונדחתה (ואת סיבת הדחייה). בחשבונית המתעדכנת לסטטוס "אושרה", יתעדכן תאריך התשלום העתידי

דגשים לגבי טיוטת החשבון

• בסוף חודש תשלח מש.ל.ה טיוטת חשבון (הוראה לחיוב) המרכזת את פעילות הספק בחודש האחרון

• כל מרפאה תשלח טיוטת חשבון (הוראה לחיוב) נפרדת המרכזת את הפעילות שלה

• ברמת השורה ניתן לראות את פירוט ההוראה לחיוב בגין איזה הזמנה וקבלת טובין נשלחה ההוראה

• במידה ונתוני הטיוטה (הוראה לחיוב) אינם זהים לרישומי הספק יש לפנות לגורם הרלוונטי בש.ל.ה

• על בסיס הטיוטה (הוראה לחיוב) יש לשלוח חשבונית אחת

חשבוניות

• מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע אך ורק דרך Nipendo

• כל חשבונית תתייחס לטיוטת חשבון אחת בלבד. על בסיס כל טיוטה יש לשלוח חשבונית אחת בלבד

• לא ניתן לשלוח חשבונית חלקית בגין הטיוטה

• כל חשבונית הנשלחת לש.ל.ה עוברת בדיקות וולידציה. יש להקפיד על זהות הנתונים מול טיוטת החשבון חשבוניות דחויות לא ישלחו לש.ל.ה ולא ישולמו

• על מנת להימנע מאי תשלום החשבונית, חשבונית שנשלחה בעבר בנייר לפני עליית הפרויקט לא תשלח בשנית דרך ניפנדו, וזאת על מנת למנוע כפילויות

• מועד התשלום - יקבע בהתאם להסכם הספק מול ש.ל.ה,  התאריך הקובע כבסיס לתשלום ייקבע לפי תאריך העלאת החשבונית בניפנדו למעט חשבוניות שנדחו, ולא אושרו (קודמו לסטטוס אישור בפורטל)  קודם לכן

• ניתן להקליד חשבוניות רק עבור הטיוטות שנשלחו אלייך דרך הפורטל

• יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך

• במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה הרשומה בפרטי החשבונית

• לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה

• ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בש.ל.ה

• חשבוניות שנדחו בבדיקות הוולידציה לא ישלחו לש.ל.ה, באחריות הספק לתקן אותם

• ניתן לשדר חשבונית מס בגין הזמנה עם חיווי מתאים, הכפתור יופיע בפורטל בהתאם לסוג ההזמנה

• חשבוניות עסקה בגין כל מסמך אחר או בגין הזמנה ללא חיווי מתאים ידחו

  בגין הזמנה עם חיווי עסקה ניתן לשדר חשבונית מס בגין העסקה בלבד - חשבוניות מס בגין טיוטות חשבון או הזמנות ידחו

• תהליך חשבונית מס בגין טיוטת חשבון נותר ללא שינוי

  
  

חשבוניות עסקה

• ניתן לבצע חשבונית עסקה אחת בגין הזמנה אחת

• כפתור "צור חשבונית עסקה" יופיע בפורטל רק תחת ההזמנות המתאימות המסומנות בחיווי מתאים

• ניתן לבצע חשבונית מס בגין העסקה רק לאחר קליטת חשבונית העסקה בצד הלקוח וקבלת סטטוס אישור על העסקה

• ניתן לשלוח חשבונית מס אחת בגין חשבונית עסקה אחת בלבד

סטאטוס החשבונית

	| החשבונית סיימה את הבדיקות האוטומטיות בהצלחה ונשלחה אל מערכת המידע של הלקוח. יש לשים לב- סטטוס זה תקין ל24 שעות בלבד.
	| החשבונית נקלטה במערכת הלקוח, וכעת היא עוברת בדיקות פנימיות על ידי הגורמים הרלוונטיים.
	| החשבונית טרם נקלטה בצד הלקוח, היא ממתינה לעדכון על מנת להמשיך את תהליך הבדיקות. מומלץ להיכנס ללשונית "בדיקות" במטרה לראות מדוע החשבונית בסטטוס זה. ניתן לתקן חלק . מהנתונים באמצעות לשונית תיקון חשבונית. בנוסף, ניתן לראות הסבר מלא על סטטוס ממתינה כאן - סיבות לחשבונית בסטטוס "ממתינה".
	| החשבונית נדחתה על ידי הבדיקות האוטומטיות או על ידי הלקוח, יש להיכנס לתצוגת חשבוניות שנשלחו למסמך החשבונית במטרה לאתר את סיבת הדחיה.  להלן הנחיות לאיתור סיבת הדחיה  מדוע החשבונית נדחתה? במקרים מסוימים ניתן לתקן חלק מהנתונים באמצעות לשונית  תיקון חשבונית. במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בצד הלקוח
	| החשבונית אושרה לתשלום על ידי הלקוח.
	| החשבונית שולמה ע"י הלקוח.
	| הלקוח ביטל את החשבונית.

תשלומים

• לאחר ריצת התשלום בש.ל.ה יוצג לספק את פירוט החשבוניות ששולמו בריצת התשלום האחרונה