ש.ל.ה
ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת ניפנדו.
העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.
הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.
התהליך העסקי
- קבלת הזמנה מש.ל.ה לפורטל ניפנדו, תגובה להזמנה (אישור/ דחייה) - ספקי רנטגן לא מחויבים בהעברת התיחסות להזמנה.
- ביצוע העבודה הנדרשת. אספקת הסחורה.
- קבלת מסר טיוטת חשבון (הוראה לחיוב) מש.ל.ה דרך Nipendo.
- שליחת חשבונית מס על בסיס טיוטת החשבון (הוראה לחיוב).
- קבלת מסר סטאטוס חשבונית מש.ל.ה.
- קבלת אישור תשלום מש.ל.ה
תרשימי התהליכים העסקיים
תהליך ההזמנה:
מקרא:
1. שילה ישלחו מסר הזמנה/ עדכון הזמנה- ההזמנות יוצגו בפורטל
2. על הספק לשלוח תגובה להזמנה- אישור או דחיה (מלבד ספקי רנטגן)
תהליך טיוטת החשבון:
מקרא:
1. שילה ישלחו מסר טיוטת חשבון
תהליך החשבונית:
מקרא:
1. הספק שולח חשבונית מס אל שילה באמצעות הפורטל
2. אפשרות נוספת היא לשלוח חשבונית ישירות מתוך מערכת המידע שלך באמצעות ממשק B2B לניפנדו (פנה לצוות המכירות לפרטים נוספים)
3. שילה ישלחו לפורטל את סטטוס החשבונית העדכני- אושרה, בתהליך, שולמה ונדחתה (ואת סיבת הדחייה). בחשבונית המתעדכנת לסטטוס "אושרה", יתעדכן תאריך התשלום העתידי.
דגשים לגבי טיוטת החשבון
- בסוף חודש תשלח מש.ל.ה טיוטת חשבון (הוראה לחיוב) המרכזת את פעילות הספק בחודש האחרון.
- כל מרפאה תשלח טיוטת חשבון (הוראה לחיוב) נפרדת המרכזת את הפעילות שלה.
- ברמת השורה ניתן לראות את פירוט ההוראה לחיוב בגין איזה הזמנה וקבלת טובין נשלחה ההוראה.
- במידה ונתוני הטיוטה (הוראה לחיוב) אינם זהים לרישומי הספק יש לפנות לגורם הרלוונטי בש.ל.ה.
- על בסיס הטיוטה (הוראה לחיוב) יש לשלוח חשבונית אחת.
חשבוניות
- מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע אך ורק דרך Nipendo.
- כל חשבונית תתייחס לטיוטת חשבון אחת בלבד. על בסיס כל טיוטה יש לשלוח חשבונית אחת בלבד.
- לא ניתן לשלוח חשבונית חלקית בגין הטיוטה.
- כל חשבונית הנשלחת לש.ל.ה עוברת בדיקות וולידציה. יש להקפיד על זהות הנתונים מול טיוטת החשבון. חשבוניות דחויות לא ישלחו לש.ל.ה ולא ישולמו.
- על מנת להימנע מאי תשלום החשבונית, חשבונית שנשלחה בעבר בנייר לפני עליית הפרויקט לא תשלח בשנית דרך ניפנדו, וזאת על מנת למנוע כפילויות.
- מועד התשלום - יקבע בהתאם להסכם הספק מול ש.ל.ה, התאריך הקובע כבסיס לתשלום ייקבע לפי תאריך העלאת החשבונית בניפנדו למעט חשבוניות שנדחו, ולא אושרו (קודמו לסטטוס אישור בפורטל) קודם לכן.
- ניתן להקליד חשבוניות רק עבור הטיוטות שנשלחו אלייך דרך הפורטל.
- יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.
- במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה הרשומה בפרטי החשבונית:
- לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
- ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בש.ל.ה.
- חשבוניות שנדחו בבדיקות הוולידציה לא ישלחו לש.ל.ה, באחריות הספק לתקן אותם.
סטאטוס החשבונית:
- ממתינה- החשבונית ממתינה לטיפול בהתאם לסיבה המפורטת בלשונית הבדיקות:
- יש לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
- יש להמתין לטיפול החשבונית על ידי הלקוח.
- נדחתה- במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:
- יש לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
- במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בשילה.
- בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח
- אושרה- החשבונית אושרה לתשלום ויופיע תאריך התשלום הצפוי במסך החשבונית
- שולמה- החשבונית שולמה
תשלומים
- לאחר ריצת התשלום בש.ל.ה יוצג לספק את פירוט החשבוניות ששולמו בריצת התשלום האחרונה.