שירותי בריאות כללית

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם פורטל Nipendo.

העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים, לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.

להלן דגשים והנחיות לגבי העבודה מול שירותי בריאות כללית באמצעות פורטל Nipendo.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

כללי

ניתן לשלוח חשבונית אחת רק עבור הזמנה אחת ותעודת משלוח אחת. במקרה של אספקה לשיעורין עבור הזמנה אחת, נדרש להפיק חשבונית ייעודית עבור כל אספקה.

תהליך עיסקי

•          קבלת הזמנה ל"שירותי בריאות כללית" והצגתה בפורטל Nipendo.
•          אספקת הטובין/ שירות "שירותי בריאות כללית" על ידי הספק.
•          קבלת מסר "קבלת טובין/ שירות" "שירותי בריאות כללית" אל הפורטל.
•          שליחת חשבונית מס על בסיס שורות הזמנה/ קבלת הטובין רק באמצעות הפורטל.
•          קבלת מסר סטאטוס חשבונית "שירותי בריאות כללית".
•          צפיה בתנועות היומן (נתוני הכרטסת).

חשבוניות

1.      יש לוודא כי כל החשבוניות יועברו למערכת Nipendo מיד עם הפקתן. (כולל כל ח-ן הזיכוי).

לתשומת ליבכם: אי שליחת החשבונית כנדרש עלולה לגרום לעיכוב בתשלום.

2.      ח-ן זיכוי:

א.      יש לוודא כי כל חשבוניות הזיכוי המוגדרות כ- Credit יהיו עם סימנים חיוביים בכותרת ובשורות החשבונית. חשבוניות זיכוי המוגדרות כ- Debit יהיו עם ערכים שליליים בכותרת ובשורות החשבונית.

ב.      זיכוי בגין הזמנת החזרה/ זיכוי כנגד טיוטת החשבון שנשלחה מכללית.

            במספר תעודת משלוח יש לציין מספר הזמנה.

             יש להתייחס לשורות ההזמנה בשורות החשבונית.

ג.       יש לוודא קישור של ח-ן זיכוי לח-ן החיוב המקורית בגינה יצא הזיכוי גם במקרה בו מבטלים ח-ן (ללא ביטול זיכוי).

3.      בפורטל Nipendo יש אפשרות לתקן מס' שדות ב- Data של החשבונית:

א.      מספר הזמנה.

ב.      מספר שורה בהזמנה.

ג.       מק"ט

ד.      מספר ת. משלוח.

ה.     מספר חשבונית מקורית (רלוונטי לחשבוניות זיכוי).

         במידה וחשבונית ממתינה/ דחויה עקב נתון לא נכון, נדרש לתקן את הנתון ולשלוח את החשבונית מתוקנת.

4.      צירוף ת. משלוח חתומה:

א.      במידה וחשבונית לא אומתה מעל שבוע, יש לצרף את תעודת משלוח חתומה סרוקה – כדי שנוכל לקדם הטיפול בחשבונית.

ב.      במידה ויצא חיוב בגין חשבונית ויש השגות בגין החיוב, חובה לצרף ת.משלוח חתומה, כדי שנוכל לטפל/ לבדוק החיוב.

5.      במידהוחשבונית נדחתה עקב אי התאמה בכמויות- יש לבטל החשבונית הדחויה ולהוציא חשבונית חדשה לפי הכמויות הנכונות.

6.      טיפול בח-ן ממתינות/ דחויות:

במידה וחשבונית לא אומתה, באחריות הספק לטפל ע"פ השגיאה ו/או לבדוק מול הרפרנטית כיצד ניתן לקדם הטיפול בחשבונית.

לתשומת לבכם, חשבוניות שלא טופלו בזמן סביר לפני מועד הפרעון – מועד תשלומן יידחה.

7.      יש לבצע לפחות אחת לחודש בדיקה בין החשבוניות והזיכויים שהופקו למסמכים ששודרו ולוודא שכל המסמכים שהופקו גם שודרו.

8.      הרשאה לדו"ח חשבוניות נכשלות ניתן לבקש משרות לקוחות Nipendo.

9.      לידיעתכם- ניתן לצפות בנתוני הכרטסת שלכם כפי שמופיעה בספרי הכללית, ניתן להפיק פירוט תשלומים (בדיעבד)- יש לבקש הרשאה והדרכה מ- Nipendo.

 לתמיכה בפורטל יש לפנות ל- Nipendo   טלפון 09-8600502  דוא"ל support@nipendo.com