שראל
שראל
ספק יקר,
ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.
העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.
הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.
דגשים מרכזיים
1. הזמנות
כל ההזמנות יוצגו בפורטל Nipendo. ההצגה הנ"ל תשמש לטובת שיפור תהליך משלוח החשבונית ולא תחליף את העברת ההזמנות הנהוגה כיום.
2. אישורי הזמנה
יש לאשר את הזמנות שראל, טרם האספקה ושליחת החשבונית אליהם.
3. חשבוניות
- יישלחו רק דרך ניפנדו
- חשבונית אחת תתיחס רק להזמנה אחת ולתעודת משלוח אחת.
4. תעודות משלוח
יש לשלוח מסר תעודת משלוח אל שראל, בהתאם לסוג המשלוח- ישיר או למלאי.
התהליך העסקי
א. קבלת הזמנה משראל- דרך ניפנדוב
ב. אישור ההזמנה- דרך ניפנדו
ג. אספקת טובין (משלוח סחורה) עם תעודת משלוח לשראל- לא דרך ניפנדו
ד. שליחת מסר תעודת משלוח בהתאם לסוג ההזמנה- אספקה ישירה/ אספקה למלאי
ה. קליטת הסחורה בשראל- עדכון לגבי קליטת הטובין יועבר אל הספק דרך ניפנדו
ו. משלוח חשבונית מס דרך ניפנדו על בסיס ההזמנה המתאימה- במידה ולא ידוע מספר ההזמנה, יש ליצור קשר עם המזמין לבירור.
ז. קבלת מסר סטאטוס חשבונית משראל דרך ניפנדו.
תרשימי התהליכים העסקיים
תהליך ההזמנה
מקרא:
1. שראל ישלחו מסר הזמנה/ עדכון הזמנה- ההזמנות יוצגו בפורטל
2. במידה והזמנה מבוטלת/סופקה במלואה- שראל ישלחו מסר בהתאם.
תהליך הקבלה
מקרא:
1. שראל יעבירו אל הפורטל את הקבלה שהם מפיקים פר אסקפה הכוללת את מספר תעודת המשלוח
תהליך החשבונית
מקרא:
1. הספק שולח חשבונית מס אל שראל באמצעות הפורטל.
2. אפשרות נוספת היא לשלוח חשבונית ישירות מתוך מערכת המידע שלך באמצעות ממשק B2B לניפנדו (פנה לצוות המכירות לפרטים נוספים)
3. במידה ויש צרופות הקשורות לחשבונית (קבצי PDF/excel/word וכו') יש לצרף אותן לחשבונית ולשלוח ללקוח.
4. שראל ישלחו לפורטל את סטטוס החשבונית העדכני- אושרה, בתהליך, נדחתה (ואת סיבת הדחייה)
בחשבונית המתעדכנת לסטטוס "אושרה", יתעדכן תאריך התשלום העתידי.
הנחיות לשליחת חשבוניות
1. מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע רק דרך Nipendo בלבד.
2. כל חשבונית תתייחס לתעודת משלוח אחת בלבד ולהזמנה אחת בלבד.
3. במקרה ונדרש להפיק זיכוי, יופק זיכוי מלא בגין החשבונית השגויה ותשלח דרך ניפנדו חשבונית חדשה ותקינה.
4. לא ניתן לשלוח זיכוי חלקי
5. ברמת כותרת החשבונית יש להזין את מספר הזמנת הרכש ואת מספר תעודת המשלוח של הספק.
6. שליחת חשבונית תשלח בגין תעודת המשלוח המצוינת בקבלת הטובין שהגיעה מהלקוח.
7. הפיכת קבלה לחשבונית מס- כאשר מעלים חשבונית לפורטל, יש אפשרות ליצור את נתוני החשבונית על בסיס נתוני קבלת הטובין. הפיכת הקבלה לחשבונית מס "תשאב" את נתוני הקבלה- הכמויות שהתקבלו בפועל אצל הלקוח ותיצור את נתוני החשבונית על בסיס נתונים אלו. ע"י כך נמנע משגיאות בכמויות החשבונית, ונשלח חשבונית שמתאימה ב 100% למה שהתקבל בפועל אצל הלקוח.
8. הפיכת הזמנה לחשבונית מס – באותה השיטה ניתן ליצור את נתוני החשבונית על בסיס נתוני ההזמנה, ובכך לחסוך את הזנת פרטי שורות החשבונית, וליצור אותם באופן אוטמטי על בסיס ההזמנה כולל מחיר ליחידה וכמות.
9. הנחות- במידה ויש הנחה, יש לגלם את ההנחה במחיר ליחידה. המחיר ליחידה צריך להיות המחיר נטו לאחר ההנחה.
10. חשבוניות שנדחו בבדיקות הוולידציה לא ישלחו לשראל, באחריות הספק לתקן את החשבונית ולוודא כי חשבוניותיו עוברות את בדיקות הוולידציה באופן תקין.
11. תיקון חשבונית שנדחתה – ניתן לתקן חשבונית שנדחתה בלשונית "תיקון חשבונית" בה ניתן לתקן את מספר מסמך ההזמנה, מספר תעודת משלוח, מספר קטלוגי וכו' מבלי לשלוח את החשבונית מחדש.
12. על מנת להימנע מאי תשלום החשבונית, חשבונית שנשלחה בעבר בנייר לא תשלח בשנית דרך Nipendo, וזאת על מנת למנוע כפילויות.
13. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע.
14. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לסרוק את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית.
15. במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה הרשומה בפרטי החשבונית: לתקן את החשבונית בפורטל, לשלוח חשבונית חדשה ובמקרים של חוסר הסכמה ליצור קשר עם הגורם הרלוונטי בשראל.
16. יש לשלוח תמונת חשבונית מקור/נאמן למקור בלבד.
הנחיות לשליחת תעודת משלוח
יש לפעול בהתאם להנחיות הבאות, בהתאם לסוג תעודת המשלוח:
תעודת משלוח עבור אספקה ישירה
1. כאשר האספקה היא ישירה ללקוח הקצה, יש לשלוח את תעודת המשלוח לאחר ביצוע האספקה.
2. יש להעלות את תמונת תעודת המשלוח חתומה ע"י המקבל.
3. תעודת משלוח ללא תמונה זו לא תאושר.
תעודת משלוח עבור אספקה למלאי
1. החל מ- 03/21 שראל עוברים למרלו"ג חדש.
2. יש לשלוח תעודת משלוח טרם ביצוע האספקה בפועל.
3. אי שליחת תעודת המשלוח לפני האספקה יגרור עיכובים בקליטת הסחורה ובתשלום.
4. יש להזין עבור כל שורה תאריך תפוגה, מספר אצווה אחד ומספר סריאלי אחד.
5. במידה וידוע עבור כל שורה תאריך התפוגה, מספר האצווה והמספר הסריאלי- יש להזין אותם.
במסר ההזמנה משראל ניתן לראות האם מדובר בהזמנה לאספקה ישירה או אספקה למלאי לפי האינדיקציה הבאה:
בעת שליחת מסר תעודת המשלוח יש להקפיד לבחור את סוג המשלוח הנכון:
