הדסה
ספק יקר,
ראשית, ברצוני להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם nipendo.
להלן מספר דגשים מרכזיים לגבי משלוח החשבונית אל הדסה באמצעות מערכת nipendo.
הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.
בעקבות ההתחברות אל nipendo, לא יבוצע כל שינוי בתהליכים העסקיים מול הדסה.
כללי
מעתה, כל ההזמנות וקבלות הטובין יוצגו ב nipendo
הנתונים המוצגים משקפים לספק את תמונת העסקה המלאה מול הדסה, משלב ההזמנה ועד התשלום
הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו את החשבונית ישירות אל הדסה..
תהליך עסקי:
1. קבלת הזמנות רכש.
2. קליטת קבלות טובין
3. משלוח חשבונית מס על בסיס הזמנה או קבלה.
4. קבלת סטאטוס לחשבונית.
חשבונית מס
1.מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך nipendo בלבד.
2. חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד
3. ניתן לשלוח מספר חשבוניות עבור הזמנה אחת.
4. נדרש להזין במסר החשבונית מס' תעודת משלוח אחד בלבד.
5. לבקשת הלקוח, במידה וישנה אי התאמה במספר תעודת המשלוח בין החשבונית והקבלה, על הספק לתקן את מס' תעודת המשלוח בחשבונית כך שיהיה תואם לזה המופיע בקבלה המתאימה.
6. במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).
7. ניתן לשלוח חשבונית עד 6 חודשים מתאריך הפקתה.
8. במידה וישנה קבלה במערכת, מומלץ לשלוח את החשבונית על בסיס הקבלה.
9. אם אין קבלה מתאימה במערכת, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בהדסה.
11. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.
12. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לצרף את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית או בשלב מאוחר יותר.
13. מטבעות - מטבע החשבונית שקלי, חובה להזין את שער החליפין במידה והיא כנגד הזמנת מט"ח
14. תאריך החשבונית צריך להיות תואם ליום אספקת הסחורה\סיום השירות
15. לא נדרש לשדר מסר תעודת משלוח
16. יש לצרף למסר החשבונית מסר צרופה של קובץ הPDF של תעודת המשלוח החתומה על ידי הדסה, כדי למנוע עיכוב במקרה בו הקליטה לא הגיעה לגורם הרלוונטי בהדסה.
17. בעת אספקת הטובין באתר האספקה יש להעביר את תעודת המשלוח המודפסת
18. לא נדרש לשלוח חשבוניות כנגד הסכמים, אלא כנגד הזמנות רכש בלבד
19. חשבונית זיכוי - ניתן לשלוח רק כנגד הזמנת החזרה. במידה וחשבונית נדחית נדרש לשדר חשבונית חדשה באופן תקין
20. במעמד שליחת החשבונית יש לציין בשדה הרלוונטי את סוג מסמך המקור (הזמנת החזרה \ חשבונית חיוב מקורית) ומס' מסמך מקור זה
21. במקרה של שידור חשבונית חדשה במקום חשבונית שנדחתה - יש לסמן זאת בהערה בחשבונית הדחויה לצורך עדכון הלקוח
סטאטוס החשבונית:
בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח
אושרה- החשבונית אושרה לתשלום ויופיע תאריך התשלום הצפוי במסך החשבונית
שולמה- החשבונית שולמה
הערה
תהליך העבודה משתנה מלקוח ללקוח בהתאם להחלטתו