קבוצת חיפה

ספק יקר,

ראשית, ברצוני להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם nipendo.

להלן מספר דגשים מרכזיים לגבי משלוח החשבונית אל קבוצת חיפה באמצעות מערכת nipendo.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

בעקבות ההתחברות אל nipendo, לא יבוצע כל שינוי בתהליכים העסקיים מול קבוצת חיפה.

כללי

מעתה, כל ההזמנות וקבלות הטובין יוצגו ב nipendo.

הנתונים המוצגים משקפים לספק את תמונת העסקה המלאה מול קבוצת חיפה, משלב ההזמנה ועד התשלום.

הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו את החשבונית ישירות אל קבוצת חיפה.

תהליך עסקי:

1. קבלת הזמנות רכש מהלקוח.

2. אישור ההזמנה על ידי הספק.

3. דיווח אספקה על ידי הספק.

3. קליטת קבלות טובין \ גיליונות שירות מהלקוח.

4. משלוח חשבונית מס על ידי הספק.

5. קבלת סטאטוס לחשבונית מהלקוח.

חשבונית מס

1. מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך nipendo. בשלב זה אל חברת חיפה נגב בלבד – ח.פ 511010589.

2. חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד.

3. ניתן לשלוח מספר חשבוניות עבור הזמנה אחת.

4. נדרש להזין במסר החשבונית מס' תעודת משלוח אחד בלבד.

5. לבקשת הלקוח, במידה וישנה אי התאמה במספר תעודת המשלוח בין החשבונית והקבלה, על הספק לתקן את מס' תעודת המשלוח בחשבונית כך שיהיה תואם לזה המופיע בקבלה המתאימה.

6. שירותים - בעת הפקת חשבונית מבוססת הזמנת שירות יש להזין בשדה מס' תעודת משלוח את מס' גיליון השירות. במידה וגיליון השירות לא מופיע עדיין בניפנדו יש להזין בשדה מס' תעודת משלוח את מס' החשבונית.

8. במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).

9. ניתן לשלוח חשבונית עד 6 חודשים מתאריך הפקתה.

10. במידה וישנה קבלה במערכת, מומלץ לשלוח את החשבונית על בסיס הקבלה.

11. אם אין קבלה מתאימה במערכת, ניתן לשלוח את החשבונית על בסיס ההזמנה.

12. הצמדות- על הספק לציין בנתוני החשבונית את המחיר ליחידה כולל ההצמדה.

בשליחת חשבונית על בסיס קבלה יוצגו הסכומים לאחר ביצוע חישובי ההצמדה על ידי הלקוח.

13. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.

14. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לצרף את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית או בשלב מאוחר יותר.

15. מטבעות – מטבע החשבונית תואם למטבע ההזמנה, חובה להזין את שער החליפין במידה והיא כנגד הזמנת מט"ח.

16. חשבונית זיכוי ניתן לשלוח כנגד חשבונית חיוב מקור. במידה והחשבונית נדחית נדרש לשדר מחדש חשבונית חדשה באופן תקין.

חשבונית עסקה

כללי העבודה בחשבונית עסקה זהים לאלו הקיימים בחשבונית מס, למעט הדגשים הבאים:

1. חשבונית העסקה תשלח במסך המתאים לחשבוניות עסקה.

2. חשבונית עסקה יכולה להתייחס לתעודת משלוח / גיליון שירות אחד.

3. לאחר קבלת התשלום עבור חשבונית העסקה, יש לשלוח חשבונית מס קבלה.

משלוח חשבונית מס הקבלה מבוצע מכפתור "שלח חשבונית דיגיטלית" בתפריט הצידי.

* חשוב לוודא שמסמך המקור של החשבונית יהיה "חשבונית העסקה" ששולמה/ אושרה בפורטל.

4. ניתן לשלוח חשבונית מס קבלה עבור חשבונית עסקה אחת או יותר.

סטאטוס החשבונית: