משרד הביטחון
ספק יקר,
ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.
העבודה המשותפת צפויה לתרום לשני הצדדים לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.
הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.
תהליך עסקי
- קבלת הזמנה/ עדכון הזמנה מהלקוח.
- משלוח חשבונית מס אל הלקוח.
- קבלת מסר סטאטוס מהלקוח עבור החשבונית שנשלחה.
- קבלת מסר הודעת תשלום מהלקוח.
טרם תחילת העבודה עם ניפנדו - יש לוודא שבחרת את ניפנדו כמפעיל באתר הסחר האלקטרוני של משרד הביטחון.
לפרטים כיצד לבצע זאת, אנא כנסו לכתובת הבאה: https://www.online.mod.gov.il/Online2016/Documents/support/SapakMafil.mp4
קבלת הזמנה מהלקוח
- הזמנה חדשה/ עדכון להזמנה מתקבל מהלקוח ומוצג בפורטל בסטאטוס "אושרה", לא נדרש לאשר את ההזמנה בפורטל Nipendo (האישור מבוצע ע"י הספק באתר משהב"ט).
- עבור כל שינוי של הזמנה מתקבל מסר עדכון, המשקף את המצב העדכני של ההזמנה.
- יתכן וההזמנה תופיע בסטאטוס "בוטלה", אם כי מקרה זה איננו שכיח.
- קיימים מספר סוגים של הזמנות המתקבלות ממשהב"ט, את סוג ההזמנה ניתן לראות בפורטל.
- שורת ההזמנה מכילה חיווי ביחס לסוג השורה (שירות/ טובין).
משלוח חשבונית מס אל הלקוח
-
יש לציין את סוג החשבונית בשדה המתאים, האפשרויות הקיימות:
- חשבונית בסיס (Base) – חשבונית כנגד הזמנה, ההזמנה יכולה להופיע בפורטל או שלא (במידה והיא ממודרת יש לגשת לפורטל הספקים של משהב"ט).
- חשבונית התייקרות (Increase) – חשבונית התייקרות כנגד חשבונית מקורית, חשבונית המקור יכולה להופיע בפורטל או לא.
- חשבונית בסיס יכולה להתבסס על הזמנה אחת בלבד אך להתייחס למספר תעודות משלוח. כל שורה בחשבונית יכולה להתייחס לתעודת משלוח אחרת.
- כאשר החשבונית מבוססת על הזמנה, יש לוודא כי טרם הוצאת החשבונית ההזמנה פעילה ואינה מבוטלת.
- מספר החשבונית חייב להיות מורכב מערכים נומריים בלבד (ספרות בלבד, ללא אותיות ותווים מיוחדים).
- חובה לציין את תאריך המשלוח בגין כל אחת מתעודות המשלוח המופיעות בחשבונית.
- ניתן לשלוח חשבונית התייקרות שלילית, חשבונית התייקרות להסכם וחשבונית זיכוי.
- ספק המקבל ממשהב"ט הזמנות מסווגות – ישלח את מסר החשבונית (שידור) דרך הפורטל או דרך ממשק אינטגרציה שבנה מול ניפנדו (B2B) ללא תמונת החשבונית. את תמונת המקור של החשבונית יעביר פיזית למשהב"ט. ראה פירוט הדרישה באתר משרד הבטחון דרך הקישור הבא: https://www.online.mod.gov.il/Online2016/pages/general/Support/kadamforms.aspx תחתית העמוד > "נספח 007 – חשבונית ירוקה במשרד הבטחון"
- מועד האספקה/ ביצוע השירות המופיע במסר החשבונית חייב להיות זהה למועד אספקת הציוד/ מועד סיום ביצוע השירות בצה"ל.
- בשירות מתמשך כגון העסקה חודשית של יועץ - יש לדווח את היום האחרון בחודש ובכל מקרה עפ"י תנאי ההזמנה.
- באחריות הספק לבצע מעקב ולוודא קיום יתרה תקציבית בשורת ההזמנה אליה מקושרת שורת החשבונית.
חשבונית שירות:
- בחשבונית הכוללת שורה המתייחסת לשורת הזמנה מסוג שירות יש להקפיד על הדגשים הבאים:
1. קיום תאריך תחילת ותאריך סיום שירות בכותרת החשבונית.
2. בשדה 'תאריך המשלוח' שבשורת החשבונית יש להזין את תאריך סיום השירות. תאריך המשלוח חייב להיות בתוך טווח תאריכי תחילת וסיום השירות שבכותרת החשבונית.
3. עבור שורת חשבונית מסוג 'פריט שירותים' חובה שיופיע אחד מהנתונים הבאים: מספר שורת שירות מההזמנה (שורת הזמנה יכולה להכיל מספר תתי שורות הנקראות 'שורות שירות') או מספר מק"ט לקוח (מתוך הסכמים הנשלחים מהלקוח).
הזמנה יכולה להיות אחת משני סוגים: 'שירותים מתוכננים' ו'שירותים לא מתוכננים'.
במידה ומדובר על 'שירותים מתוכננים' - שורת ההזמנה המקושרת לשורת החשבונית תכיל את מספר שורת השירות, ולכן המערכת תשלים אוטומטית נתון זה משורת ההזמנה אל שורת החשבונית (הספק לא נדרש למלא מק"ט לקוח בנוסף).
במידה ומדובר על 'שירותים לא מתוכננים' - מספר שורת השירות לא יושלם כיוון שלא קיים בהזמנה, לכן חובה על הספק להזין את מק"ט הלקוח בשורת החשבונית .
- הסכם אשר מכיל את מק"ט הלקוח לא בהכרח יופיע בניפנדו ועל הספק להזינו בהתבסס על מסמכים אחרים שבידיו.
חשבונית עסקה:
- חשבונית עסקה (פרופורמה) תועלה לניפנדו כמו חשבונית מס + סריקת החשבונית והצרופות.
- לאחר קבלת התשלום, הספק יוציא חשבונית מס קבלה, יציין עליה בגדול שהיא "לא לתשלום" ויעבירה לפקס שמספרו 03-6975364.
- חשבונית המס קבלה לא תועלה לניפנדו.
קבלת מסר מהלקוח בגין סטאטוס קליטת החשבונית
- בסיום תהליך הפקת החשבונית בניפנדו, החשבונית תעבור מספר בדיקות בהתאם לסוג החשבונית ותשלח למשהב"ט, שם תעבור סט בדיקות טכניות שבסיומן, במידה ותמצא תקינה, ישלח מסר חוזר עם התיאור הבא: "בתהליך-חשבונית בטיפול". משמעות התיאור במסר הוא שהחשבונית נקלטה ברמה הטכנית במערכות משהב"ט ועוברת להמשך בדיקות לפני תשלום.
- במידה והחשבונית תאושר לתשלום, מסר נוסף ישלח ויעדכן את סטאטוס החשבונית ל- "אושרה".
- ברגע שהחשבונית תשולם, בהתאם לתנאי התשלום, ישלח מסר הודעה על ביצוע התשלום אשר יעדכן את סטאטוס החשבונית בפורטל ל – "שולמה".
- במידה והחשבונית לא תעבור בהצלחה את הבדיקות האוטומטיות בפורטל ניפנדו או בצד הלקוח, סטאטוס החשבונית ישתנה ל –"נדחתה" בליווי הסבר על מהות הבעיה.
- ככלל, מסרי הסטאטוס ממשהב"ט ("בתהליך", "אושרה", "שולמה") מתקבלים פעם ביממה במהלך הלילה, לכן במידה ולדוגמא החשבונית נשלחה למשהב"ט ביום א' (לאחר שעברה את הבדיקות האוטומטיות בפורטל בהצלחה) יש להמתין לבוקר יום ב' על מנת לראות מה הסטאטוס שהתקבל.