כללית הנדסה

ספק יקר,
ראשית, ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם Nipendo
להלן מספר הנחיות ודגשים בנושא שליחת חשבוניות אל כללית הנדסה באמצעות מערכת Nipendo
הנחיות ודגשים אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות


כללי

מעתה, כל ההזמנות וקבלות הטובין / שירות יוצגו ב- Nipendo

הנתונים המוצגים משקפים לספק את תמונת העסקה המלאה מול כללית הנדסה, משלב ההזמנה ועד תשלום החשבונית

הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו את החשבונית ישירות אל כללית הנדסה

כלל ההתכתבויות הנוגעות להזמנה או לחשבונית יעשו באמצעות הפורטל דרך לשונית "הערות".

תהליך עסקי

1. קבלת הזמנות רכש.
2. קליטת קבלות טובין / שירות.
3. משלוח חשבונית מס על בסיס הזמנה או קבלה.
4. קבלת סטאטוס לחשבונית.

הזמנות

1. יש לאשר את ההזמנות שנשלחות אליך דרך המערכת.

חשבוניות מס

1.      מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך Nipendo בלבד.
2.      חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד (על החשבונית להיות בדידה- לא תהיה תמיכה בחשבוניות מרכזות).
3.      בהזמנה מופיע כפתור ייעודי ליצירת חשבונית. 
4.      ניתן לשלוח מספר חשבוניות עבור הזמנה אחת.
5.      חשבונית טובין יכולה להתייחס לתעודת משלוח אחת בלבד, יש להזין את מספר תעודת המשלוח ללא אפסים מובילים.
6.      במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).
7.      במידה וישנה קבלה במערכת, מומלץ לשלוח את החשבונית על בסיס הקבלה.
8.      במידה ואין קבלה מתאימה במערכת, ניתן לשלוח את החשבונית על בסיס ההזמנה.
9.      אין לשלוח חשבוניות עבור הזמנות מסוג "הסכם מסגרת".
10.  תאריך התשלום - יתקבל מהלקוח לאחר אישור החשבונית.
11.  יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.
12.  בהגשת חשבונית חובה להזין מספר תעודת משלוח. במידה ולא קיימת תעודת משלוח, יש להזין בשדה זה את מספר החשבונית.
13.  מטבעות - על כותרת החשבונית להיות זהה למטבע ההזמנה או ש"ח. עבור הזמנות עם שורות מט"ח נדרש להעביר שער המרה ברמת שורה על פי השער הקיים בתאריך החשבונית.
14. ספקים שעובדים בממשק B2B - הינכם נדרשים לשלוח בכל שורת חשבונית גם את מק"ט הלקוח (כפי שקיבלתם אותו מכללית הנדסה בהזמנה) וגם את מק"ט הספק (המק"ט כפי שרשום במערכת שלכם). חשבונית שתגיע לכללית ללא מספר מק"ט לקוח - תידחה.
15.  מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לצרף את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית או בשלב מאוחר יותר.

חשבונית זיכוי


16.בהגשת חשבונית זיכוי יש לוודא כי בשדה "מקור החשבונית" מצויין מספר חשבונית החיוב אותה אתם רוצים לזכות, חשבוניות זיכוי שישלחו ללא מספר חשבונית מקור שאותם הינכם מעוניינים לזכות יידחו אוטומטית. מצורף מדריך מפורט בנושא- שליחת חשבונית זיכוי

סטאטוס החשבוניות:

| החשבונית סיימה את הבדיקות האוטומטיות בהצלחה ונשלחה אל מערכת המידע של הלקוח. יש לשים לב- סטטוס זה תקין ל24 שעות בלבד.
| החשבונית נקלטה במערכת הלקוח, וכעת היא עוברת בדיקות פנימיות על ידי הגורמים הרלוונטיים.
| החשבונית טרם נקלטה בצד הלקוח, היא ממתינה לעדכון על מנת להמשיך את תהליך הבדיקות. מומלץ להיכנס ללשונית "בדיקות" במטרה לראות מדוע החשבונית בסטטוס זה. ניתן לתקן חלק .
מהנתונים באמצעות לשונית תיקון חשבונית.
בנוסף, ניתן לראות הסבר מלא על סטטוס ממתינה כאן - סיבות לחשבונית בסטטוס "ממתינה".
| החשבונית נדחתה על ידי הבדיקות האוטומטיות או על ידי הלקוח, יש להיכנס לתצוגת חשבוניות שנשלחו למסמך החשבונית במטרה לאתר את סיבת הדחיה.
 להלן הנחיות לאיתור סיבת הדחיה  מדוע החשבונית נדחתה?
במקרים מסוימים ניתן לתקן חלק מהנתונים באמצעות לשונית  תיקון חשבונית.
במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בכללית הנדסה
| החשבונית אושרה לתשלום על ידי הלקוח.
| החשבונית שולמה ע"י הלקוח.
| הלקוח ביטל את החשבונית.