משקי דן

ספק יקר,

ראשית, ברצוני להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם nipendo. 

להלן מספר דגשים מרכזיים לגבי משלוח החשבונית אל משקי דן באמצעות מערכת nipendo.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

בעקבות ההתחברות אל nipendo, לא יבוצע כל שינוי בתהליכים העסקיים מול הלקוח.

כללי

הנתונים המוצגים בפורטל ניפנדו משקפים לספק את סטטוס החשבוניות – שליחתה למערכת הERP של הלקוח, קליטתה ואישורה.

הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו את החשבונית ישירות אל הלקוח.

תהליך עסקי

1. משלוח חשבונית מס.

2. קבלת סטאטוס לחשבונית.

3. צפייה באישור תשלום ב nipendo

חשבונית מס

-בתחילת החיבור לפרויקט ולפני שידור החשבוניות – חשוב לוודא שהח.פים של לקוחות הקצה (הקיבוצים) קיימים בנתוני הלקוח וניפנדו.

-חשבונית שתישלח עם ח.פ שלא קיים בקובץ הנתונים לא תיקלט בניפנדו ובמערכת הלקוח – ולכן לא תאושר לתשלום.

-במקרים של אי התאמות ב ח.פ  – יש לפנות לנאווה ממשקי דן לצורך סנכרון הנתונים - mishkeydan@mishkeydan.co.il

-שידור חשבונית ראשונה – יתבצע בתיאום מראש עם ניפנדו, תוך שידור חשבונית אחת בלבד – כדי לוודא שהממשק מוכן ושהחשבונית עוברת בדיקות בהצלחה בניפנדו ובמערכת הלקוח.

-רק לאחר אישור החשבונית על ידי הלקוח יש לשדר חשבוניות באופן שוטף – ומרגע זה משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך ניפנדו בלבד.

-יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע של הספק – בדגש על ח.פ לקוח הקצה.

-חשבונית אחת יכולה להתייחס למס' תעודות משלוח

-במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל תווי החשבונית (אותיות ומספרים).

-תאריך התשלום - יקבע לאחר אישור החשבונית, בהתאם למועדי התשלום הקבועים מול הלקוח.

-באחריות הספק :

1.לעקוב אחר קליטת הנתונים ששלח במערכת של ניפנדו

2.לעקוב ולבדוק שכל החיובים אושרו לתשלום

3.יש לבדוק ישירות מול הלקוחות במקרה שחשבון מסוים לא אושר

4.במידה ולא אושר תשלום, ניתן להיעזר בהנה"ח בארגונים ובמשקי דן לאחר ברור הנושא מול

א.רותי משקי הדרום  08-8611873

ב.קרינה משקי הנגב  03-6389523

סטאטוס החשבונית:

ממתינה- סטטוס זה יופיע רק במקרים של חשבוניות זיכוי הנשלחות ללקוחות קצה במשקי דרום, לצורך בדיקה ידנית של הלקוח.

נדחתה- במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:
1. לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
2. במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי במשקי דן \ דרום \ נגב.

נשלחה – החשבונית עברה את הבדיקות בניפנדו ונשלחה למערכת הERP של הלקוח, סטטוס זה זמני, וזמן קצר אחריו יתקבל סטטוס 'בתהליך'.

בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח

אושרה- החשבונית אושרה לתשלום ויופיע תאריך התשלום הצפוי במסך החשבונית

אושרה לתשלום - החשבונית אושרה לתשלום