משרד הבריאות - רמבם, זיו, בני ציון, הילל יפה

ספק יקר,

ראשית, ברצוני להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם nipendo.

להלן מספר דגשים מרכזיים לגבי משלוח החשבונית אל המרכזים הרפואיים בפרויקט משרד הבריאות, באמצעות מערכת nipendo.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

בעקבות ההתחברות אל nipendo, לא יבוצע כל שינוי בתהליכים העסקיים מול המרכזים הרפאויים במשרד הבריאות.

בשלב זה המרכזים הרפואיים שפעילים בניפנדו הם הילל יפה ובני ציון.

כללי

מעתה, כל ההזמנות וקבלות הטובין יוצגו ב nipendo

הנתונים המוצגים משקפים לספק את תמונת העסקה המלאה מול המרכז הרפואי, משלב ההזמנה ועד התשלום

הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו את החשבונית ישירות אל המרכז הרפואי

תהליך עסקי:

• קבלת הזמנות רכש.
• קליטת קבלות טובין .
• משלוח חשבונית מס על בסיס הזמנה או קבלה.
• קבלת סטאטוס לחשבונית.

• חשבונית מס
• מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך nipendo בלבד
• חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד
• ניתן לשלוח מספר חשבוניות עבור הזמנה אחת
• נדרש להזין בנתוני החשבונית מס' תעודת משלוח אחד בלבד
• נדרש להזין בנתוני החשבונית בשדה 'מס' תעודת משלוח' את מספר 'מסמך הסימוכין' שהועבר בעת האספקה (מס' תעודת משלוח או מס' חשבונית)
• במידה ויש בעיה בקליטת החשבוית באתר ניפנדו בגלל אי התאמה בין הערך בשדה מס' תעודת המשלוח בחשבונית לבין זה שמופיע במסמך הסימוכין של הטובין שסופקו, על הספק לתקן את מס' תעודת המשלוח בחשבונית כך שיהיה תואם לזה המופיע במסמך הסימוכין של הטובין שסופקו.
• במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).
• ניתן לשלוח חשבונית עד 6 חודשים מתאריך הפקתה.
• במידה וישנה 'קבלה' במערכת, מומלץ לשלוח את החשבונית על בסיס ה'קבלה'.
• אם אין קבלה במערכת, ניתן לשלוח את החשבונית על בסיס ההזמנה. יודגש כי החשבונית תשוחרר לתשלום רק לאחר ביצוע הקבלה במערכת

• הצמדות- על הספק לציין בנתוני החשבונית את המחיר ליחידה כולל ההצמדה.

  בשליחת חשבונית על בסיס קבלה יוצגו הסכומים לאחרי ביצוע חישובי ההצמדה על ידי הלקוח.

• יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.
• מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לצרף את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית או בשלב מאוחר יותר.
• מטבעות – מטבע החשבונית שקלי, נדרש להזין בשורת החשבונית את שער החליפין במידה והיא כנגד הזמנה עם שורות מט"ח.
• תאריך החשבונית צריך להיות תואם ליום אספקת הסחורה\סיום השירות
• לא נדרש לשדר את נתוני תעודת המשלוח
• בעת אספקת הטובין באתר האספקה יש להעביר את תעודת המשלוח המודפסת.
• לא נדרש לשלוח חשבונית כנגד הסכמים, אלא כנגד הזמנות רכש בלבד.
• בחשבונית זיכוי יש לציין את מס' חשבונית החיוב המקורית או את מס' הזמנת ההחזרה.

• במעמד שליחת חשבונית הזיכוי יש לציין בשדה הרלוונטי את סוג מסמך המקור (הזמנת החזרה \ חשבונית חיוב מקורית) ומס' מסמך מקור זה.

  סטאטוס החשבונית:

  ממתינה- החשבונית ממתינה לטיפול בהתאם לסיבה המפורטת בלשונית הבדיקות:

• לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.

• להמתין לטיפול החשבונית על ידי הלקוח.

  נדחתה- במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:

• לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.

• במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי במרכז הרפואי

  בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח

  אושרה- החשבונית אושרה לתשלום ויופיע תאריך התשלום הצפוי במסך החשבונית

  שולמה- החשבונית שולמה