לבנון קוגן
לבנון קוגן
ספק יקר,
ראשית, ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם Nipendo .
להלן מספר הנחיות ודגשים בנושא שליחת תעודות משלוח החשבוניות אל לבנון קוגן באמצעות מערכת Nipendo.
הנחיות ודגשים אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.
כללי
מעתה, כל ההזמנות וקבלות הטובין/שירות יוצגו ב- Nipendo.
הנתונים המוצגים משקפים לספק את תמונת העסקה המלאה מול לבנון קוגן, משלב ההזמנה ועד תשלום החשבונית.
הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו את החשבונית ישירות אל לבנון קוגן.
כלל ההתכתבויות הנוגעות להזמנה או לחשבונית יעשו באמצעות הפורטל דרך לשונית "הערות".
תהליך עסקי:
1. קבלת הזמנות רכש.
2. קליטת קבלות טובין/שירות.
3. משלוח חשבונית מס על בסיס הזמנה או קבלה.
4. קבלת סטאטוס לחשבונית.
הזמנות
1. יש לאשר את ההזמנות שנשלחות אליך דרך המערכת.
2. הזמנות מסוג "הסכם מסגרת" הינן ליידוע בלבד.
חשבוניות מס
1. מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך Nipendo בלבד.
2. חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד (על החשבונית להיות בדידה- לא תהיה תמיכה בחשבוניות מרכזות).
3. בהזמנה מופיע כפתור ייעודי ליצירת חשבונית.
4. ניתן לשלוח מספר חשבוניות עבור הזמנה אחת.
5. חשבונית טובין יכולה להתייחס לתעודת משלוח אחת בלבד.
6. במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).
7. במידה וישנה קבלה במערכת, מומלץ לשלוח את החשבונית על בסיס הקבלה.
8. במידה ואין קבלה מתאימה במערכת, ניתן לשלוח את החשבונית על בסיס ההזמנה.
9. אין לשלוח חשבוניות עבור הזמנות מסוג "הסכם מסגרת".
10. תאריך התשלום - יתקבל מהלקוח לאחר אישור החשבונית.
11. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.
12. בהגשת חשבונית חובה להזין מספר תעודת משלוח. במידה ולא קיימת תעודת משלוח, יש להזין בשדה זה את מספר החשבונית.
13. מטבעות - על כותרת החשבונית להיות זהה למטבע ההזמנה או ש"ח. עבור הזמנות עם שורות מט"ח נדרש להעביר שער המרה ברמת שורה על פי השער הקיים בתאריך החשבונית.
14. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לצרף את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית או בשלב מאוחר יותר.
15. ניתן להזין הנחה כללית על סה"כ סכום החשבונית. במידה והוזן, על סכום ההנחה להיות קטן מ- 25 יחידות מטבע או גדול ממינוס 25 יחידות מטבע.
סטאטוס החשבוניות:
ממתינה - החשבונית ממתינה ב- Nipendo לטיפול הספק או לבנון קוגן. יש לטפלה בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:
1. תיקון החשבונית בפורטל או שליחת חשבונית חדשה.
2. המתנה לטיפול החשבונית על ידי לבנון קוגן.
נדחתה - החשבונית נדחתה על ידי Nipendo או לבנון קוגן ויש לטפלה בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:
1. תיקון החשבונית בפורטל או שליחת חשבונית חדשה.
2. במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בלבנון קוגן.
בתהליך - החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי בלבנון קוגן.
אושרה - החשבונית אושרה לתשלום. תאריך התשלום הצפוי יופיע במסך החשבונית.
שולמה - החשבונית שולמה.