HP Indigo

ספק יקר,

ראשית, ברצוני להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם nipendo. 

להלן מספר דגשים מרכזיים לגבי משלוח החשבונית אל HP Indigo באמצעות מערכת nipendo.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

בעקבות ההתחברות אל nipendo, לא יבוצע כל שינוי בתהליכים העסקיים מול HP.

כללי

מעתה, כל ההזמנות וקבלות הטובין יוצגו ב nipendo

הנתונים המוצגים משקפים לספק את תמונת העסקה המלאה מול HP, משלב ההזמנה ועד התשלום

הפורטל הינו אינטראקטיבי ויש לשלוח באמצעותו את החשבונית ישירות אל HP.

תהליך עסקי:

1. קבלת הזמנות רכש.

2. קליטת קבלות טובין 

3. משלוח חשבונית מס על בסיס הזמנה או קבלה.

4. קבלת סטאטוס לחשבונית.

חשבונית מס

1.מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע דרך nipendo בלבד.

2. חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד

3. ניתן לשלוח מספר חשבוניות עבור הזמנה אחת

4.  נדרש להזין במסר החשבונית מס' תעודת משלוח \ אצווה (Batch) אחד בלבד.

5. לבקשת הלקוח, במידה וישנה אי התאמה במספר תעודת המשלוח בין החשבונית והקבלה, על הספק לתקן את מס' תעודת המשלוח בחשבונית כך שיהיה תואם לזה המופיע בקבלה המתאימה.

6. במעמד משלוח החשבונית יש להקליד את כל מספר החשבונית (אותיות ומספרים).

7. ניתן לשלוח חשבונית עד 6 חודשים מתאריך הפקתה.

8. במידה וישנה קבלה במערכת, מומלץ לשלוח את החשבונית על בסיס הקבלה.

9. אם אין קבלה מתאימה במערכת, ניתן לשלוח את החשבונית על בסיס ההזמנה.

10.  הצמדות- על הספק לציין בנתוני החשבונית את המחיר ליחידה כולל ההצמדה.
    בשליחת חשבונית על בסיס קבלה יוצגו הסכומים לאחרי ביצוע חישובי ההצמדה על ידי הלקוח.

11. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.

12. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לצרף את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית או בשלב מאוחר יותר.

13. מטבעות – יש לוודא שבמסר החשבונית מועברים הערכים הנכונים במטבע ההזמנה ובמטבע החשבונית, כפי שנדרש על ידי הלקוח.

14. תאריך החשבונית צריך להיות תואם ליום אספקת הסחורה\סיום השירות

15. לא נדרש לשדר מסר תעודת משלוח

18. חשבונית זיכוי ניתן לשלוח כנגד חשבונית חיוב מקורית בלבד, יש לציין במסר חשבונית הזיכוי את מס' תעודת המשלוח שמופיעה בחשבונית החיוב המקורית.

סטאטוס החשבונית:

ממתינה- החשבונית ממתינה לטיפול בהתאם לסיבה המפורטת בלשונית הבדיקות:
1. לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
2. להמתין לטיפול החשבונית על ידי הלקוח.

נדחתה- במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:
1. לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
2. במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בHP.

בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח

אושרה- החשבונית אושרה לתשלום ויופיע תאריך התשלום הצפוי במסך החשבונית

שולמה- החשבונית שולמה

נספח 1 - הנחיות בפעילות ספקי שילוח, סוגי מסרים נדרשים:

• 1.    חשבונית מבוססת הזמנה:

• -       יש להעביר במסר החשבונית מס' תיק יבוא בשדה ייעודי

• -       מטבע החשבונית נדרש להיות תואם למטבע ההזמנה

• -       חשבונית אחת תתייחס להזמנה אחת בלבד

• 2.    חשבונית מסוג רשימון (לא מבוססת הזמנה) - יש לוודא שמועבר:

• -       מס' תיק ייבוא – בשדה ייעודי

• -       מס' הרשימון בשדה 'מס' חשבונית'

• 3.    מסר צרופה (Attachments) - במידה וקיים, יש לצרף למסר החשבונית  מסר צרופה הכולל פירוט תשלום בהוראת קבע בין HP  לספק.

• -       פירוט תשלומים (קובץ CSV)

• -       פירוט צרופות (קובץ PDF)

• -       יש לציין במסר הצרופה מספר חשבונית או מספר רשימון רלוונטי.