Hertz - הרץ
ספק יקר,
ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.
העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.
הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.
התהליך העסקי
- קבלת הזמנה/עדכון הזמנה מהרץ לפורטל ניפנדו.
- אישור/דחיית הזמנה ע"י הספק – רלוונטי לחלק מהספקים, בהתאם להחלטת הלקוח.
(פירוט מטה).
- אספקת טובין/שירות, שליחת סחורה עם תעודת משלוח להרץ (ציון מסר תעודת משלוח בחשבוניות)
- קבלת מספר קבלת טובין/שירות מהרץ.
- שליחת חשבונית מס על בסיס הזמנה/ קבלה.
- קבלת מסר סטטוס חשבונית מהרץ.
הזמנות
עפ"י החלטת הלקוח רק חלק מהספקים מחוייבים באישור הזמנה.
חלפים – אין צורך באישור הזמנה.
קבלני חוץ – חובה באישור הזמנה.
שירות – חובה באישור הזמנה.
- באחריות הספק להעביר התייחסות להזמנה בסטטוס חדשה/מעודכנת (אישור/דחייה).
- במסגרת תהליך אישור ההזמנה הנך מאשר שנתוני ההזמנה תקינים והטובין/שירות יספקו בהתאם.
- במידה ונדרש לדחות את שורות ההזמנה, יש לציין את סיבת הדחייה בשדה הרלוונטי.
- אם ברצונך לדרוש שינוי עבור הזמנה כולה ולא בעבור שורות מסויימות בהזמנה, עליך לפנות ישירות ללקוח.
- ניתן לאשר ולדחות חלק משורות ההזמנה.
- הלקוח רשאי לשלוח סטטוס ביטול להזמנה, בהתאם לדרישותיו או בתיאום מול הספק.
דגשים לגבי קבלות טובין ושירות
לאחר אספקת הסחורה/היקף השירות שניתן בפועל, תבוצע קליטת טובין בהתאם למספר תעודת המשלוח שהופקה.
קבלות אלו ישודרו לפורטל ותוכל לצפות בהן בכל נקודת זמן.
החשבונית שתעביר בגין אותה אספקה, תבדק אל מול הנתונים בקבלת הטובין.
חשבוניות
מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע רק דרך Nipendo בלבד.
כל חשבונית תתייחס לתעודת משלוח אחת בלבד ולהזמנה אחת בלבד.
ברמת כותרת החשבונית יש להזין את מספר הזמנת הרכש ואת מספר תעודת המשלוח של הספק.
על מנת להימנע מאי תשלום החשבונית, חשבונית שנשלחה בעבר בנייר לאתשלח בשנית דרך ניפנדו, וזאת על מנת למנוע כפילויות.
מועד התשלום - יקבע בהתאם לנקוב בהזמנה, התאריך הקובע כבסיס לתשלום ייקבע לפי תאריך העלאת החשבונית בניפנדו למעט חשבוניות שנדחו, ולא אושרו (קודמו לסטטוס אישור בפורטל) קודם לכן.
ניתן להקליד חשבוניות רק עבור הזמנות שנשלחו אלייך דרך הפורטל.
יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע שלך.
מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לסרוק את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית.
במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה הרשומה בפרטי החשבונית:
לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.
ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי בהרץ.
חשבוניות שנדחו בבדיקות הוולידציה לא ישלחו להרץ, באחריות הספק לתקן אותם.
הערה
תהליך העבודה משתנה מלקוח ללקוח בהתאם להחלטתו.
אנא פנו למוקד שירות הלקוחות
Support@nipendo.com
