יוניליוור

יוניליוור

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.

העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לייעל את תהליך הטיפול בחשבוניות, לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

דגשים מרכזיים

1. הזמנות

כל ההזמנות יוצגו בפורטל Nipendo. ההצגה הנ"ל תשמש לטובת שיפור תהליך משלוח החשבונית ולא תחליף את העברת ההזמנות הנהוגה כיום.

2 . חשבונית

- יישלחו רק דרך ניפנדו

- חשבונית אחת תתייחס רק להזמנה אחת ולתעודת משלוח אחת

התהליך העסקי

1. קבלת הזמנה מיוניליוור  – דרך ניפנדו.

2. אספקת טובין (משלוח סחורה) עם תעודת משלוח / אספקת שירות ליוניליוור – לא דרך ניפנדו

3. קליטת הסחורה/ שירות ביוניליוור. – עדכון לגבי קליטת הטובין / שירות יועבר אל הספק דרך ניפנדו.

4. משלוח חשבונית מס דרך ניפנדו על בסיס ההזמנה המתאימה - במידה ולא ידוע מספר ההזמנה, יש ליצור קשר עם המזמין לבירור.

5. קבלת מסר סטטוס חשבונית מיוניליוור דרך ניפנדו. 

תרשימי התהליכים העסקיים

תהליך ההזמנה

מקרא:

1. יוניליוור ישלחו מסר הזמנה/ עדכון הזמנה- ההזמנות יוצגו בפורטל

2.  במידה והזמנה מבוטלת/סופקה במלואה- יוניליוור ישלחו מסר בהתאם

תהליך הקבלה

מקרא:

1. יוניליוור יעבירו אל הפורטל את הקבלה שהם מפיקים פר אספקה הכוללת את מספר תעודות המשלוח.

2. גם עבור שירותים מופקים קבלות טובין, מספר תעודת המשלוח בקבלה עבור שירות הוא מספר החשבונית שנשלחה ע"י הספק.

תהליך החשבונית

מקרא:

1. הספק שולח חשבונית מס אל יוניליוור באמצעות הפורטל

2. אפשרות נוספת היא לשלוח חשבונית ישירות מתוך מערכת המידע שלך באמצעות ממשק B2B לניפנדו (פנה לצוות המכירות לפרטים נוספים)

3.במידה ויש צרופות הקשורות לחשבונית קבצי PDF/excel/word וכו') יש לצרף אותן לחשבונית ולשלוח ללקוח

4. יוניליוור ישלחו לפורטל את סטטוס החשבונית העדכני- אושרה, בתהליך, נדחתה (ואת סיבת הדחייה). בחשבונית המתעדכנת לסטטוס "אושרה", יתעדכן תאריך התשלום העתידי.

הנחיות לשליחת חשבוניות

1. מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע רק דרך Nipendo בלבד.

2. כל חשבונית תתייחס לתעודת משלוח אחת בלבד ולהזמנה אחת בלבד.

3. במקרה ונדרש להפיק זיכוי, יופק זיכוי מלא בגין החשבונית השגויה ותשלח דרך ניפנדו חשבונית חדשה ותקינה.

4. לא ניתן לשלוח זיכוי חלקי

5. חשבונית הזיכוי צריכה להתייחס להזמנה ולא לחשבונית המקור. לכן, בעת שידור חשבונית זיכוי, יש להזין במסמך המקור את מספר ההזמנה ולא את מספר החשבונית

6. ברמת כותרת החשבונית יש להזין את מספר הזמנת הרכש ואת מספר תעודת המשלוח של הספק.

7. שליחת חשבונית טובין (להזמנה המתחילה ב 45) תשלח בגין תעודת המשלוח המצוינת בקבלת הטובין שהגיעה מהלקוח

8. בחשבוניות שירות יש להזין את מספר החשבונית גם בשדה מספר תעודת המשלוח.

9. הפיכת קבלה לחשבונית מס- כאשר מעלים חשבונית לפורטל, יש אפשרות ליצור את נתוני החשבונית על בסיס נתוני קבלת הטובין. הפיכת הקבלה לחשבונית מס "תשאב" את נתוני הקבלה- הכמויות שהתקבלו בפועל אצל הלקוח ותיצור את נתוני            החשבונית על בסיס נתונים אלו. ע"י כך נמנע משגיאות בכמויות החשבונית, ונשלח חשבונית שמתאימה ב 100% למה שהתקבל בפועל אצל הלקוח.

10. הפיכת הזמנה לחשבונית מס – באותה השיטה ניתן ליצור את נתוני החשבונית על בסיס נתוני ההזמנה, ובכך לחסוך את הזנת פרטי שורות החשבונית, וליצור אותם באופן אוטמטי על בסיס ההזמנה כולל מחיר ליחידה וכמות.

11. הנחות- במידה ויש הנחה, יש לגלם את ההנחה במחיר ליחידה. המחיר ליחידה צריך להיות המחיר נטו לאחר ההנחה.

12. חשבוניות שנדחו בבדיקות הוולידציה לא ישלחו ליוניליוור, באחריות הספק לתקן את החשבונית ולוודא כי חשבוניותיו עוברות את בדיקות הוולידציה באופן תקין.

13. תיקון חשבונית שנדחתה – ניתן לתקן חשבונית שנדחתהבלשונית "תיקון חשבונית" בה ניתן לתקן את מספר מסמך ההזמנה, מספר תעודת משלוח, מספר קטלוגי וכו' מבלי לשלוח את החשבונית מחדש.

14. על מנת להימנע מאי תשלום החשבונית, חשבונית שנשלחה בעבר בנייר לא תשלח בשנית דרך Nipendo, וזאת על מנת למנוע כפילויות.

15. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע.

16. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לסרוק את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית.

17. במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה הרשומה בפרטי החשבונית: לתקן את החשבונית בפורטל, לשלוח חשבונית חדשה ובמקרים של חוסר הסכמה ליצור קשר עם הגורם הרלוונטי ביוניליוור. 

18.יש לשלוח תמונת חשבונית מקור/נאמן למקור בלבד.