מכלי זהב

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.

העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לייעל את תהליך הטיפול בחשבוניות, לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

התהליך העסקי

חשבונית המבוססת על הזמנה- טובין

1. קבלת הזמנה ממכלי זהב  – דרך ניפנדו.

2. אספקת טובין (משלוח סחורה) עם תעודת משלוח – לא דרך ניפנדו. 

3. קליטת הסחורה במכלי זהב – לא דרך ניפנדו. 

4. עדכון לגבי קליטת הטובין יועבר אל הספק –  דרך ניפנדו.

5. משלוח חשבונית מס דרך ניפנדו על בסיס ההזמנה המתאימה - במידה ולא ידוע מספר ההזמנה, יש ליצור קשר עם הלקוח לבירור.

6. קבלת מסר סטטוס חשבונית ממכלי זהב – דרך ניפנדו. 

חשבונית שאינה מבוססת על הזמנה- שירות

1. משלוח חשבונית מס –­­ דרך ניפנדו

2. קבלת מסר סטטוס חשבונית ממכלי זהב – דרך ניפנדו. 

תרשימי התהליכים העסקיים

תהליך ההזמנה

מקרא:

1. מכלי זהב ישלחו מסר הזמנה/ עדכון הזמנה- ההזמנות יוצגו בפורטל

2. במידה והזמנה מבוטלת/סופקה במלואה- מכלי זהב ישלחו מסר בהתאם

תהליך הקבלה:

מקרא:

1. מכלי זהב יעבירו אל הפורטל את הקבלה שהם מפיקים פר אספקה הכוללת את מספר תעודות המשלוח.

תהליך החשבונית:

מקרא:

1. הספק שולח חשבונית מס אל מכלי זהב באמצעות הפורטל

2. אפשרות נוספת היא לשלוח חשבונית ישירות מתוך מערכת המידע שלך באמצעות ממשק B2B לניפנדו      (פנה לצוות המכירות לפרטים נוספים)

3. מכלי זהב ישלחו לפורטל את סטטוס החשבונית העדכני- אושרה, בתהליך, נדחתה (ואת סיבת הדחייה).

דגשים מרכזיים

1.  הזמנות

כל ההזמנות יוצגו בפורטל Nipendo. ההצגה הנ"ל תשמש לטובת שיפור תהליך משלוח החשבונית ולא תחליף את העברת ההזמנות הנהוגה כיום.

2 . חשבונית

1.     מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע רק דרך Nipendo בלבד.

2.     ישנם שני סוגי חשבוניות, כל ספק ישלח בהתאם לשיטת העבודה המוגדרת מול מכלי זהב:

        א. חשבונית בדידה- חשבונית אחת המתייחסת להזמנה אחת בלבד ולתעודת משלוח אחת בלבד.

        ב. חשבונית מרכזת- חשבונית אחת המתייחסת להזמנה אחת בלבד ולריבוי תעודות משלוח.

3. במקרה ונדרש להפיק זיכוי, יופק  זיכוי מלא בגין החשבונית השגויה ותשלח דרך ניפנדו חשבונית חדשה ותקינה.

4. לא ניתן לשלוח זיכוי חלקי

5. ברמת כותרת החשבונית יש להזין את מספר הזמנת הרכש.

6. מספר תעודת משלוח ברמת שורת החשבונית הינו שדה חובה, לא ניתן לשלוח חשבונית ללא שדה זה

7. הפיכת קבלה לחשבונית מס- כאשר מעלים חשבונית לפורטל, יש אפשרות ליצור את נתוני החשבונית על בסיס נתוני קבלת הטובין. הפיכת הקבלה לחשבונית מס "תשאב" את נתוני הקבלה- הכמויות שהתקבלו בפועל אצל הלקוח ותיצור את נתוני החשבונית על בסיס נתונים אלו. ע"י כך נמנע משגיאות בכמויות החשבונית, ונשלח חשבונית שמתאימה ב 100% למה שהתקבל בפועל אצל הלקוח.

8. הפיכת הזמנה לחשבונית מס – באותה השיטה ניתן ליצור את נתוני החשבונית על בסיס נתוני ההזמנה, ובכך לחסוך את הזנת פרטי שורות החשבונית, וליצור אותם באופן אוטמטי על בסיס ההזמנה כולל מחיר ליחידה וכמות.

9. הנחות- במידה ויש הנחה, יש לגלם את ההנחה במחיר ליחידה. המחיר ליחידה צריך להיות המחיר נטו לאחר ההנחה.

10. חשבוניות שנדחו בבדיקות הוולידציה לא ישלחו למכלי זהב, באחריות הספק לתקן את החשבונית ולוודא כי חשבוניותיו עוברות את בדיקות הוולידציה באופן תקין.

11. תיקון חשבונית שנדחתה – ניתן לתקן חשבונית שנדחתה בלשונית "תיקון חשבונית" בה ניתן לתקן את מספר מסמך ההזמנה, מספר תעודת משלוח, מספר קטלוגי וכו' מבלי לשלוח את החשבונית מחדש.

12. על מנת להימנע מאי תשלום החשבונית, חשבונית שנשלחה בעבר בנייר לא תשלח בשנית דרך Nipendo, וזאת על מנת למנוע כפילויות.

13. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע.

14. במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה הרשומה בפרטי החשבונית: לתקן את החשבונית בפורטל, לשלוח חשבונית חדשה ובמקרים של חוסר הסכמה ליצור קשר עם הגורם הרלוונטי במכלי זהב. 

15. יש לשלוח תמונת חשבונית מקור/נאמן למקור בלבד.

סטאטוס החשבונית:

• ממתינה- החשבונית ממתינה לטיפול בהתאם לסיבה המפורטת בלשונית הבדיקות:

• יש לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.

• יש להמתין לטיפול החשבונית על ידי הלקוח.

• נדחתה- במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:

• יש לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.

• במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי במכלי זהב.

• בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח

• אושרה- החשבונית אושרה לתשלום ויופיע תאריך התשלום הצפוי במסך  החשבונית

• שולמה- החשבונית שולמה