Intel

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.

העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לייעל את תהליך הטיפול בחשבוניות, לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

התהליך העסקי

חשבונית המבוססת על הזמנה- טובין

1. קבלת הזמנה מאינטל  – דרך ניפנדו.

2. אספקת טובין (עם תעודת משלוח) או אספקת השירו – לא דרך ניפנדו. 

3. משלוח חשבונית מס דרך ניפנדו על בסיס ההזמנה המתאימה - במידה ולא ידוע מספר ההזמנה, יש ליצור קשר עם הלקוח לבירור.

4. קבלת מסר סטטוס חשבונית מאינטל – דרך ניפנדו. 

תרשימי התהליכים העסקיים

תהליך ההזמנה

מקרא:

1. אינטל ישלחו מסר הזמנה/ עדכון הזמנה- ההזמנות יוצגו בפורטל

2. במידה והזמנה מבוטלת/סופקה במלואה- אינטל ישלחו מסר בהתאם

תהליך החשבונית:

מקרא:

1. הספק שולח חשבונית מס אל אינטל באמצעות הפורטל

2. אפשרות נוספת היא לשלוח חשבונית ישירות מתוך מערכת המידע שלך באמצעות ממשק B2B לניפנדו      (פנה לצוות המכירות לפרטים נוספים)

3. אינטל ישלחו לפורטל את סטטוס החשבונית העדכני- אושרה, בתהליך, נדחתה (ואת סיבת הדחייה)

דגשים מרכזיים

1.  הזמנות

כל ההזמנות יוצגו בפורטל Nipendo. ההצגה הנ"ל תשמש לטובת שיפור תהליך משלוח החשבונית ולא תחליף את העברת ההזמנות הנהוגה כיום.

2 . חשבונית

1.     מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע רק דרך Nipendo בלבד.

2. חשבונית בדידה- חשבונית אחת המתייחסת להזמנה אחת בלבד ולתעודת משלוח אחת בלבד.

3. במקרה ונדרש להפיק זיכוי, יופק  זיכוי מלא בגין החשבונית השגויה ותשלח דרך ניפנדו חשבונית חדשה ותקינה.

4. לא ניתן לשלוח זיכוי חלקי

5. הפיכת הזמנה לחשבונית מס – ניתן ליצור את נתוני החשבונית על בסיס נתוני ההזמנה, ובכך לחסוך את הזנת פרטי שורות החשבונית, וליצור אותם באופן אוטמטי על בסיס ההזמנה כולל מחיר ליחידה וכמות.

6. הנחות- במידה ויש הנחה, יש לגלם את ההנחה במחיר ליחידה. המחיר ליחידה צריך להיות המחיר נטו לאחר ההנחה.

7. חשבוניות שנדחו בבדיקות הוולידציה לא ישלחו לאינטל, באחריות הספק לתקן את החשבונית ולוודא כי חשבוניותיו עוברות את בדיקות הוולידציה באופן תקין.

8. תיקון חשבונית שנדחתה – ניתן לתקן חשבונית שנדחתה בלשונית "תיקון חשבונית" בה ניתן לתקן את מספר מסמך ההזמנה, מספר תעודת משלוח, מספר קטלוגי וכו' מבלי לשלוח את החשבונית מחדש.

9. על מנת להימנע מאי תשלום החשבונית, חשבונית שנשלחה בעבר בנייר לא תשלח בשנית דרך Nipendo, וזאת על מנת למנוע כפילויות.

10. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע.

11. במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה הרשומה בפרטי החשבונית: לתקן את החשבונית בפורטל, לשלוח חשבונית חדשה ובמקרים של חוסר הסכמה ליצור קשר עם הגורם הרלוונטי באינטל. 

12. יש לשלוח תמונת חשבונית מקור/נאמן למקור בלבד.

סטאטוס החשבונית:

• ממתינה- החשבונית ממתינה לטיפול בהתאם לסיבה המפורטת בלשונית הבדיקות:

• יש לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.

• יש להמתין לטיפול החשבונית על ידי הלקוח.

• נדחתה- במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה המופיעה בפורטל:

• יש לתקן את החשבונית בפורטל או לשלוח חשבונית חדשה.

• במידה וקיימת מחלוקת עסקית, ניתן ליצור קשר עם איש הקשר הרלוונטי באינטל.

• בתהליך- החשבונית עברה את בדיקות הוולידציה בהצלחה וכעת נמצאת בתהליך אישורים פנימי אצל הלקוח

• אושרה- החשבונית אושרה לתשלום ויופיע תאריך התשלום הצפוי במסך  החשבונית

• שולמה- החשבונית שולמה